Tipos de sistemas de archivo

TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO

Capitulo V: Sistema Alfabético

La ordenación alfabética de los documentos y expedientes es la base del sistema alfabético que es el más utilizado tanto en oficinas grandes y pequeñas como en el hogar. El uso adecuado de este sistema ya sea dentro de la gaveta o en un directorio de la computadora es fundamental para la localización rápida de los documentos. Aun cuando es un sistema muy conocido, es importante seguir el procedimiento para archivar correctamente.

El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto.

2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares.

3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.

ORGANIZACIÓN

Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes:

• Guías principales

• Guías secundarias o auxiliares

• Guía especial auxiliar

• Expedientes individuales

• Expediente misceláneo

GUÍAS PRINCIPALES:

Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica que todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”.

Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha

Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de expedientes.

GUÍAS SECUNDARIAS AUXILIARES

Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la “A” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “AD”, se rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esto se crea una subdivisión.

GUÍAS ESPECIALES AUXILIARES

En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD –debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de título es Adame, Adams, Adoum,- y posteriormente en la práctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta sección expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro González, Manuel; Alfaro O., Estela, Alfaro P., Carlos, etcétera.

EXPEDIENTES INDIVIDUALES:

Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea

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