Utiv Base De Datos

UNIDAD TEMÁTICA IV

4.1 LAS BASE DE DATOS EN ACCESS 1

4.1.1 ELEMENTOS ESENCIALES: LA VENTANA DE TRABAJO 2

4.1.2 LOS OBJETOS DE TRABAJO DE ACCESS: TABLAS, FORMULARIOS, INFORMES, CONSULTAS 3

4.1.3 NAVEGACIÓN ENTRE LOS REGISTROS DE UNA TABLA 4

4.2 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE BASE DE DATOS 4

4.2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA BASE EN BLANCO, A PARTIR DE UNA PLANTILLA, A PARTIR DE UNA TABLA YA EXISTENTE 6

4.2.2 DEFINICIÓN DE CAMPOS 8

4.3 TRABAJAR CON REGISTROS DE TABLAS Y BASE DE DATOS 9

4.3.1 MODIFICACIÓN DE TABLAS Y CAMPOS: PROPIEDADES 9

4.3.2 TIPOS DE DATOS 10

4.3.3 LAS CLAVES PRINCIPALES: DEFINICIÓN Y MODIFICACIÓN 12

4.3.4 RELACIONES ENTRE TABLAS: DEFINICIÓN Y MODIFICACIÓN 13

4.4 LOS FORMULARIOS EN ACCESS 14

4.4.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE FORMULARIOS 15

4.4.2 UTILIZACIÓN DE CONTROLES EN ACCESS 15

4.4.3 FORMULARIOS AVANZADOS 16

4.5 LOS INFORMES EN ACCESS 16

4.5.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE INFORMES 16

4.5.2 UTILIZACIÓN DE CONTROLES EN LOS INFORMES 17

4.6 LAS CONSULTAS EN ACCESS 17

4.6.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE CONSULTAS 18

4.6.2 CONSULTAS AVANZADAS 18

4.7 IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS 19

4.8 HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS 20

BIBLIOGRAFÍA 21

UNIDAD TEMÁTICA IV

4.1 Las base de datos en Access

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un completo y demandado

4.1.1 elementos esenciales: la ventana de trabajo

Barra de titulo

Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de Access.

En ella están las opciones comunes de Windows: minimizar, maximizar y cerrar

Barra de menú

Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas, se encuentran sub-menús, que contienen todas las opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access.

Barra de herramientas

Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las funciones y comandos más usados en Access, esta sufre variaciones de acuerdo a la situación o al objeto seleccionado.

Estas opciones también se encuentran en la barra de menú

Área de trabajo Access

Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por ejemplo: las bases de datos, formularios, informes, etc.

Barra de estado

Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando.

Puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación.

Si llevamos el señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, podremos leer allí una breve descripción de su función

Ventana de bases de datos

Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta incluyen: tablas, formularios, consultas, informes, páginas, macros y módulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una base de daros.

El botón de Microsoft office

Reemplaza el menú archivo y está situado en la esquina superior izquierda de estos programas de Microsoft office.

4.1.2 los objetos de trabajo de Access: tablas, formularios, informes, consultas

Tablas

Es el componente más básico de la base de datos, las tablas proveen información que puede ser de diversas fuentes, como Excel y archivos de texto, y crear relaciones entre sí.2

Consultas

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho casi toda la potencia de Access es para las consultas3 . Las consultas se puede realizar usando comandos SQL, algunas consultas sólo se puede hacer por este método (cómo consultas unión)

Formularios

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente manejo con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con access.4

Informes

Los informes presentan la información con aspecto profesional a la hora de imprimir datos.

Páginas

Una página de acceso a datos es una página web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access o de SQL server. Se pueden crear páginas que se utilizarán para consultar y modificar datos, igual que los formularios5 .

Macros

Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades (nivel avanzado).6

Módulos

Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación

4.1.3 navegación entre los registros de una tabla

Una vez que haya creado las tablas, deberá saber cómo usar los botones de navegación de registros. Los encontrará en la esquina inferior izquierda de las tablas. También los verá en los resultados de la consulta y en la mayoría de los formularios. Use los botones para encontrar los datos.

Llamada 1 use el botón primer registro para ir al primer registro en una tabla o en un resultado de consulta.

Llamada 2 use el botón registro anterior para ir al registro anterior.

Llamada 3 el cuadro registro actual enumera los registros en orden secuencial y muestra el registro que se ha seleccionado. Además, si conoce el número del registro que desea ver, puede escribir ese número, presionar entrar e ir directamente a ese registro. Por ejemplo, si desea ver el registro número 110, escriba ese número, presione entrar y así llegará a él.

Llamada 4 use el botón registro siguiente para ir al registro siguiente.

Llamada 5 use el botón último registro para ir al último registro y...

Llamada 6 si debe agregar datos, haga clic en el botón nuevo registro (vacío).

La tarjeta de referencia rápida al final de este curso contiene más información acerca de estos botones.

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