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COMO HABLAR PROFESIONALMENTE POR TELEFONO

1.- Contesta el teléfono cuando apenas comience a timbrar, a nadie le gusta que lo hagan esperar.

2.-Ten preparados un papel y un lapicero por si tienes que anotar alguna información que el emisor proporcione.

3.-identificate y di el nombre de la compañía a la que está llamando (si este es su caso) por ejemplo: gracias por llamar a mueblería nueva soy Mateo ¿En qué puedo servirle? De la misma manera debo solicitarle datos de identificación a la persona que llama si esta no le proporciona por su cuenta.

4.-Si tomas el control de la llamada y haces las preguntas correctas tendrás toda la información necesaria antes de transferir la llamada, reduciendo las posibilidades de que se trate de una comunicación no deseada y proporcionando también a la persona con que piden hablar toda la información que requiere antes de aceptar la llamada.

5.-Evita empezar tus preguntas con “Disculpe o le molestaría sí”, porque te pones en riesgo de perder el control si el que está llamando responde de si, no estoy dispuesto a contestar eso. Así que recuerda hacer preguntas directas por que estás en tu derecho, si el que está llamando se molesta puedes responderle: “Gracias por su comprensión, estoy seguro de que puede entender que debido a la cantidad de llamadas que recibimos necesito la mayor cantidad de información posible para transferirlo a la línea, al departamento o a la persona adecuada.

6.-Siempre da por sentado que alguien de tu compañía pueda estar escuchando la conversación.

7.-Siempre comunica a la persona que está en la línea que le vas a poner en espera y espera su comprobación.

8.-Asegurate que el destinatario de la llamada está dispuesto a formarla, antes de prometer a la persona que esta llamando que lo comunicaras con la persona que busca dile que vas a preguntar si se encuentra disponible, después comunícate con el destinatario para ver si efectivamente está disponible pero también si quiere hablar con quien hizo la llamada.

9.-Usa el nombre de la persona que está llamando por que muestra que estas presentando atención.

10.-Cuando llames a otra persona identifícate primero.

11.-Recuerda cerrar toda conversación, con una despedida pretenciosa, ejemplo “que tenga un buen día o gracias”.

12.-No mastiques goma de mascar, ni comas, ni bebas mientras atiendes la llamada.

13.-Si identificas a un cliente, padre de familia o alguna persona que sea problemática, que podría quejarse después de la conversación telefónica, que sostuvo contigo informa inmediatamente a tu jefe pidiéndole por favor que atienda a esta persona en la siguiente llamada.

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