4 DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

APUNTES 4 DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

SEGUNDA ETAPA: EXAMEN Ó INVESTIGACION EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Con esta etapa comienza en forma práctica la Auditoría Administrativa, porque en ella se

inicia el proceso para obtener la información necesaria del área ó áreas sujetas a examen

ó investigación, para compararla contra la información del funcionamiento ideal o Patrón,

que la Empresa le proporcionó al Auditor.

JUNTA PARA PRESENTACION DEL AUDITOR Y SU EQUIPO

El Examen ó Investigación, comienza con una Junta de presentación del Auditor y su

equipo, al personal responsable de las Áreas que serán Auditadas (Gerentes o Jefes).

Esta presentación, la debe efectuar la autoridad principal de la Empresa que es el

Director o puede delegarla al Gerente Administrativo ó al Responsable del departamento

de ISO.

En la presentación del Auditor, se deben explicar los fines y aspectos constructivos que

tendrá la Auditoria, indicando claramente que los resultados que arroje dicha revisión,

serán en beneficio de las Áreas auditadas.

Los Auditados tendrán la oportunidad de indicar al Auditor, si están interesados en que se

audite en una forma especial o más detallada, algún aspecto importante de sus Areas

indicándole el por que de tal interés.

TECNICAS DE INVESTIGACION

En esta Etapa se aplican las técnicas de investigación como son:

I.-EL CUESTIONARIO.

II.-LA ENTREVISTA.

III.-LA OBSERVACIÓN DIRECTA. Y

IV.-OBTENCION DE EVIDENCIAS.

CUESTIONARIO

ENTREVISTA

OBSERVACION Dir.

Estas técnicas las utilizara el Auditor para obtener la información, documentación,

formatos y aspectos operativos de la Empresa para que se forme un juicio previo, acerca

de los temas que examinara.

Su habilidad consiste en captar lo principal, dentro de una inmensa cantidad de

información que le es proporcionada.

I.-LA APLICACIÓN DE CUESTIONARIOS.

Consiste en obtener información mediante la aplicación de una serie de preguntas

escritas, previamente elaboradas.

Con el cuestionario, se obtiene información sobre los Procedimientos. Objetivos,

funciones, condiciones de trabajo, utilización de formatos etc. etc. (Ver anexo).

Las Ventajas del cuestionario, es que el Auditor puede hacer todas las preguntas que

considere importantes, para conseguir la información que le permita llegar a

conclusiones, el anotar las respuestas le permite investigarlas o hacer las aclaraciones que

considere adecuadas, las veces que sea necesario, ahorrándole tiempo.

Las preguntas deben ser ordenadas en forma lógica, deben ser expuestas con claridad y

no causar confusiones.

Por el tipo de respuestas a obtener, hay tres tipos de cuestionarios que se pueden aplicar,

estos son:

1. Los Cuestionarios de respuesta abierta

2. Los Cuestionarios con respuesta Cerrada

3. Los Cuestionarios de respuesta selectiva.

1. DE RESPUESTA ABIERTA,… es la que le da al Auditado la oportunidad de expresar

ampliamente sus apreciaciones. Este tipo de respuesta, le da la oportunidad al Auditor de

obtener ideas útiles, debido a la capacidad, inteligencia y experiencia del interrogado, o

por el contrario de encontrar situaciones viciosas o negativas.

Su desventaja es que la entrevista puede llevarse mucho tiempo y en ocasiones las

respuestas si no son bien dirigidas, resultan más bien confusas para la

investigación.

Ejemplos:

¿Que experiencia tiene en el área de investigación y desarrollo?

¿Cuales han sido sus mejores aportaciones para el buen funcionamiento de este

departamento?

2. DE RESPUESTA CERRADA… es la que obliga al interrogado a responder con un SI o con

un NO.

Para este tipo de respuesta será necesario preparar las preguntas de tal manera que las

respuestas positivas indiquen situaciones correctas y las negativas lo contrario, de esta

manera será más fácil evaluar los resultados.

Ejemplos:

¿Tiene experiencia en el área de Investigación y Desarrollo?

SI

NO

NO

¿Ha realizado aportaciones para el buen funcionamiento de este departamento? SI

3. DE RESPUESTA SELECTIVA… es la que le da al interrogado la oportunidad de escoger

entre varias alternativas. Estas respuestas, dan la oportunidad de obtener apreciaciones

de conformidad, para obtener mayorías y/o minorías:

Ejemplos:

¿Cómo considera su experiencia en el área de Investigación y desarrollo?

BUENA

REGULAR

POCA

¿Sus aportaciones para el buen funcionamiento de este departamento han sido?

MUY EFECTIVAS

REGULARMENTE EFECTIVAS

POCO EFECTIVAS

Aspectos Importantes de las preguntas:

1.-Todas las preguntas, cualquiera que sea el tipo de respuesta, deberán ser formuladas

con la intención de obtener la información que realmente requiere el Auditor, NO se

valen preguntas inútiles y sin sentido.

2. - La información que se obtenga, para que pueda sea tomada como válida, deberá ser

verificable, el auditado deberá mostrar evidencias documentadas o visuales.

AUDITORES VERIFICANDO EVIDENCIAS

II. - LA ENTREVISTA.

Esta técnica se utiliza para obtener información por medio de conversaciones con las

personas involucradas con el caso que se investiga, con Ella se debe comprobar la

información que dió el auditado al aplicarle el cuestionario.

Para lograr la cooperación del personal entrevistado, el Auditor deberá inspirarle

confianza, realizando las preguntas encaminadas a obtener la información, utilizando

palabras claras y sencillas y del nivel cultural adecuado, aclarando todas las dudas que se

lleguen a presentar.

EL AUDITOR DEBE INSPIRAR CONFIANZA AL ENTREVISTADO

EL AUDITOR Y EL AUDITADO

Ya hemos dicho que para el Directivo es totalmente conveniente que se examine la Administración

realizada bajo su gestión y contar con la opinión profesional del Auditor, el cual le señala en forma

constructiva los errores detectados y le recomienda la forma de enmendarlos o corregirlos, le

proporciona información sobre; su efectividad administrativa, desviaciones, un plan sugerido de

acciones correctivas, puntos de mejora, recomendaciones financieras, operativas y administrativas

etc., etc.

...