ADMINISTRA

Organigramas.

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas y de las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran.

Los diagramas de la organización u organigramas son un instrumento para el análisis de estructuras, ya que proporcionan una representación gráfica de los aspectos fundamentales de una estructura de organización y permiten entender su esquema general, así como el grado de diferenciación e integración de los elementos que la componen.

En un organigrama podemos localizar el tipo de unidades orgánicas que conforman una estructura, sus relaciones, las características de la organización y sus funciones básicas.

Objeto. Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

Los organigramas aún constituyen un instrumento útil para:

• Proporcionar una imagen formal de la organización.

• Indicar las relaciones de jerarquía que guardan entre sí las principales unidades orgánicas de la dependencia.

• Ubicar al personal dentro de la estructura orgánica.

• Ayudar a descubrir posibles duplicaciones, dispersiones o lagunas.

• Auxiliar en el análisis, conocimientos y diseño de la organización.

Limitaciones. Entre esas limitaciones se pueden mencionar tres:

1. No expresan las relaciones informales que se producen entre individuos o grupos.

2. No representan el flujo y las cargas de trabajo.

3. No representan las relaciones de comunicación informales.

Clasificación.

Los organigramas pueden clasificarse en cuatro grandes grupos:

1. Por su naturaleza

• Microadministrativos: Corresponde a una sola organización, pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización.

• Mesoadministrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

2. Por su ámbito

• Generales: Representan únicamente los órganos principales de la organización y sus interrelaciones básicas. Generalmente son esquemáticos y comprenden sólo los niveles más elevados de la dependencia.

• Específicos: Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad orgánica o área de la dependencia.

3. Por su contenido

• Integrales: Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

• Funcionales: Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades incluidas.

• De puestos, plazas y unidades: Señalan dentro del marco de cada unidad orgánica, los diferentes puestos establecidos para la ejecución de las funciones asignadas, así como el número de plazas existentes y las requeridas y en su caso, los nombres de las personas que los ocupan.

4. Por su presentación

Verticales: Se presenta a las unidades orgánicas ramificadas de arriba hacia abajo y se coloca al titular en el nivel superior, por lo que los distintos niveles jerárquicos de la organización se ubican en renglones.

Por la facilidad de su interpretación y por ser los más generalizados se recomienda el uso de este tipo de organigramas en los manuales de organización.

Horizontales: Representan las unidades orgánicas ramificadas de izquierda a derecha y se coloca el órgano superior a la izquierda. Los niveles jerárquicos se representan por líneas dispuestas horizontalmente. Este tipo de organigramas resulta de utilidad en caso de estructurar con múltiples órganos de igual jerarquía en la base.

Mixtos: Se representa la estructura de una organización con el empleo de combinaciones verticales y horizontales, a fin de superar las limitaciones que la utilización de un sólo tipo trae consigo. En caso de organizaciones que cuentan con un gran número de unidades orgánicas de base, es recomendable utilizar este tipo de presentación.

De bloque: Son una variante de los verticales que tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios más reducidos, lo que permite representar en la gráfica las unidades orgánicas ubicadas en los últimos niveles.

D. FASES PARA LA ELABORACIÓN

Los pasos básicos para la preparación de organigramas son:

1.- Autorización para realizar el estudio

El responsable o la unidad encargada de elaborar los organigramas puede hacerlo por propia iniciativa, a petición de parte o por órdenes superiores.

Esta autorización debe emanar de los niveles de decisión, toda vez que se traducirá en el apoyo con que debe contar quien realice el acopio de la información para el diseño de organigramas.

2.- Integración del equipo de trabajo

La tarea de hacer organigramas requiere de personal compenetrado con la materia, por lo que es procedente efectuar una selección del equipo que se asignará para este efecto. Asimismo, se puede capacitar a personal de apoyo.

En caso de trabajos muy específicos y de poca complejidad, basta con designar un responsable para llevarlo a cabo.

3.- Determinación del programa de trabajo

Es necesario que la planeación de actividades para la composición de organigramas se plasme en un documento rector que sirva como marco de actuación, para lo cual puede emplearse una gráfica de Gantt y/o una red, independientemente de que se complemente con una exposición de motivos (naturaleza, propósito, acciones, etc) en forma adicional.

4.-Captación de información

Esta etapa se cumple por medio de entrevistas dirigidas con los encargados de las funciones que se estudian, con los líderes técnicos de las áreas, con el personal operativo así como con los usuarios de los servicios y/o áreas que interactúan con el área de cambio.

También se puede acudir a los archivos y centros de documentación, en donde, a través de la investigación documental se puede recopilar información normativa administrativa relativa a la constitución, órganos, niveles, relaciones y funciones de la organización.

La información que debe reunirse con este propósito debe referirse a:

Los órganos que integran dichas áreas.

El nivel jerárquico que ocupan en la estructura

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