ADMINISTRACION DEL TIEMPO

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

INTRODUCCION

Un tema que preocupa a profesionales, empresarios, directivos, hombres de negocio, funcionarios, docentes, estudiantes y a casi todo el mundo, es el de la correcta utilización del tiempo.

Todos tienen problemas con el tiempo. Algunos porque les sobra y otros porque les falta. Frecuentemente escuchamos: "No tengo tiempo", "Necesitaría 48 horas por día", "Tengo que llevar trabajo a mi casa". Este problema no es exclusivo de nuestra época "No es que dispongamos de poco tiempo; es que perdemos mucho. Bastante larga es la vida y aún sobra para llevar a cabo las mayores empresas. La vida que hemos recibido no es corta, pero nosotros la hacemos así; no so­mos pobres de tiempo, sino pródigos. No toleran los hombres que nadie ocupe sus bienes o propiedades y a la menor discusión acerca de sus limites acuden a las piedras o a las armas; permiten en cambio que otro se inmiscuya en sus vidas e incluso ellos mismos introducen a los futuros propietarios. No se encuentra a nadie que quiera dividir sus bienes y, en cambio, ¡entre cuántos se distribuye la vida de cada uno! Son avaros en guardar su patrimonio, pero en cuanto llega el momento de perder tiempo, se muestran desmesuradamente pródigos de la única cosa que justificaría su avaricia".

La lista de actividades en que perdemos tiempo en la vida contemporánea es interminable: antesalas para recibir atención profesional, filas para realizar trámites administrativos, atraso en omnibus, trenes y aviones, reuniones impuntuales o innecesarias, viajes infructuosos, impuntualidad, papeles leídos varias veces sin adoptar una decisión, interrupciones que impiden concentrarse, exceso de trámites burocrá­ticos y muchas mas. Muchas personas administran mal su tiempo porque no saben qué hacer con él. El tiempo es valor, dinero, recurso. Otros recursos abundan, el tiem­po, no. No se puede pedir prestado, no se puede almacenar. El día per­dido no se recupera.

En las organizaciones se cuenta con recursos materiales, recursos huma­nos y tiempo. La utilidad y el valor de los otros recursos dependen de su relación con el tiempo. Los recursos materiales y humanos pueden ser aumentados o reemplazados, pero el tiempo es limitado. Los resultados de las organizaciones dependen de cómo el tiempo total de las mismas es estructurado.

Henry Ford dijo que el hombre ocupado tiene tiempo para todo. Su se­creto está en el adecuado manejo del tiempo. Cuando alguien dice que no tiene tiempo, en realidad está significan­do que no es capaz de administrar adecuadamente su tiempo.

Einstein, para explicar en forma simple la relatividad del tiempo, dio el siguiente ejemplo: "Si usted está sentado conversando con una hermosa joven durante una hora, le parecerá un instante. Pero si usted se sienta sobre una estufa caliente durante un instante, le parecerá una hora". Charles Kettering escribió: "Estoy interesado en el futuro porque pa­saré el resto de mi vida allí".

Normalmente las personas y las organizaciones confeccionan presupuestos con el dinero. En realidad, tanto o más que el dinero, el tiempo debe ser presupuestado. Administrar el tiempo no significa convertirse en un esclavo de la planificación. No se trata de vivir como un robot. Consiste en poner más pensamiento en todo lo que hacemos, en pensar creativamente cómo podemos aprovechar mejor las 24 horas diarias de que disponemos, en pasar de un manejo argumental del tiempo, a un manejo racional. No se trata de trabajar más sino más inteligentemente. En todas las épocas y en todos los lugares los hombres han dispuesto de 24 horas diarias. La forma de utilizar esas horas determinó el éxito o el fracaso en el logro de los objetivos.

En su libro "Como vivir con 24 horas diarias", Arnold Benett dice: "El suministro de tiempo es un milagro diario. Nos despertamos por la mañana y he aquí que nuestra bolsa se llena mágicamente con 24 horas de la inmaterial urdimbre del universo de nuestra vida. La más preciosa de nues­tras posesiones. Nadie puede arrebatárnoslo. Está a prueba de todo robo. Y nadie percibe ni más ni menos que los otros. En el reino del tiempo no hay aristocracia alguna del dinero ni de la inteligencia. El genio no re­cibe en premio ni una hora más al día. Como tampoco hay castigo alguno. Malgastad vuestro don que no por ello dejarán de abasteceros ni corta­rán el suministro de el. Tampoco podréis cobrar nada a cuenta del futuro. Imposible endeudarse. Lo único que podéis malgastar es el momento actual y fugaz. No se puede dilapidar el futuro: este lo tenemos siempre reser­vado y ahí está aguardándonos. Tenemos que vivir con arreglo a esas 24 horas del día. De ellas hemos de sacar nuestra salud, nuestros placeres, nuestra alegría y nuestra dignidad".

PRINCIPIOS GENERALES

Nicholas Murray Butler, rector de la Universidad de Columbia, dijo que existen tres clases de personas:

a) Las que hacen que las cosas sucedan.

b) Las que miran como las cosas suceden.

c) Las que no tienen la menor idea de lo que está sucediendo.

Aquellas personas que hacen que las cosas sucedan, tanto en su vida privada como en las instituciones sobre las que tienen influencia, ven más que el resto de la gente. Y es así que ven con mayor claridad todo lo relacionado con el tiempo. Donde la mayoría no hace distinciones, ellos ven cosas diferentes:

COSTO Y VALOR DEL TIEMPO

El tiempo tiene un costo y un valor susceptibles de ser determina­dos. Para saber cuánto cuesta a una organización cada hora de un empleado, al último sueldo pagado, se agregan las cargas sociales y se divide el total por 200 hs mensuales de trabajo. Para llegar a una cantidad aún más exacta habría que sumar otros rubros directos e indirectos: costo de selección y desarrollo, viáticos, parte proporcional de servicios (luz, te, limpieza) etc., pero a los efectos del ejemplo no es necesario.

Ese costo horario debe ser considerado en diferentes situaciones. Por ejemplo, cuando los gerentes realizan tareas que pueden delegar en perso­nas cuyo costo horario es notablemente inferior. También puede resultar dramático calcular cuánto dilapida la empresa cuando una reunión de va­rias personas con altas remuneraciones, se demora por impuntualidad de algunas de ellas.

De todos modos, esa pérdida es la menos importante pues sólo se refie­re al costo del tiempo. La pérdida más importante está determinada por el valor dilapidado, el lucro cesante provocado por las oportunidades demo­radas o definitivamente perdidas por no

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