ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

Objetivos:

- El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

- Incrementar la eficiencia organizacional

La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

Funciones:

La función principal de la Gestión Documental es dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información.

En mi caso yo soy la Directora Administrativa de la IPS Salud y Estética el Balance Perfecto SA, y manejo la administración documental desde un punto de auditoria Interna, velando que se realice un buen uso de los archivos que manejamos y custodia de los mismos.

También desde mí puesto de trabajo elaboro registros e informes, Procesamiento de la información para su utilización y comunicación que no solo debe de ir archivados sino que deben ser manejados sistemáticamente.

Nosotros como sector salud estamos obligados a manejas los archivos de la historia clínica según resolución 1995, custodiando las mismas por 20 años, a veces este archivo es difícil de manejar por la cantidad de historias que se generan diariamente, sin embargo debemos preservarlas cumpliendo a cabalidad con la administración documental de las mismas porque este archivo es el más importante en toda empresa del sector salud.

Por este motivo un archivo no debe ser considerado como un lugar, sino como una función que abarca todos los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta debe ser utilizada a nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de información para la toma de decisiones.

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