ADMINISTRACION

La gestión es el proceso mediante el que se orientan las competencias y la energía de los individuos y los recursos materiales que éstos reciben, con el fin de alcanzar un objetivo. Es el conjunto de técnicas que permiten tomar decisiones acertadas y ponerlas en práctica de modo que todos los recursos de la institución se utilicen del mejor modo posible con el fin de garantizar su eficacia. Estas técnicas se fundamentan en:

• La aplicación de medidas objetivas

• La búsqueda de la eficacia

• El trabajo en equipo, la dirección de los individuos y la motivación de los grupos.

La gestión moderna es también un estado de ánimo y una actitud de trabajo que se dirigen hacia la eficacia y la racionalización. La eficacia de la gestión depende del concurso de todos los miembros de un organismo o de un grupo. Cada uno tiene un papel que desempeñar y debe conocer la importancia de este papel, si bien la decisión final, en cualquier nivel, corresponde a una sola persona o a un grupo definido.

Los servicios de información deben otorgar un puesto muy importante a la gestión, en razón a la variedad de las actividades que se ejercen, de los medios materiales y humanos, de la rápida evolución de las técnicas y sobre todo de las múltiples funciones que se deben desempeñar para mantener en movimiento las actividades productivas de los usuarios.

La finalidad de la gestión es hacer que la institución logre los mejores resultados posibles, en las mejores condiciones. En un mundo cambiante y difícil como el actual, no se puede alcanzar esta finalidad dejando que la institución funcione por simples hábitos o intuiciones. Se requiere un esfuerzo sistemático para a) analizar las situaciones b) definir objetivos C) elegir los medios para alcanzarlos d) organizar los recursos para este fin e) controlar los resultados y adaptar si se juzga necesario.

La definición de las políticas a llevar a cabo dentro de una organización exige además, que se conozcan con suficiente precisión las necesidades de los usuarios. La planificación organiza la puesta en acción de los medios de la unidad para el período establecido con el fin de alcanzar los objetivos que se han fijado. Los planes y los programas pueden clasificarse según dos jerarquías diferentes: según el tiempo cubierto (largo, mediano o corto plazo) y según el alcance o extensión de la operación en cuestión. Por ejemplo "informatizar el 30% de la documentación existente en la biblioteca".

La organización de una unidad no es abstracta, no proviene de la estricta lógica administrativa, ni constituye un hecho definitivo; es más bien un medio que debe facilitar a la unidad el cumplimiento de su misión. Tampoco se trata de modificar la organización en todo momento sino adaptarla a las circunstancias cada vez que sea necesario.

Para planificar la organización de una unidad de información

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