ADMINISTRACION

BLOQUE I: “Elaborar la documentación administrativa interna y externa”.

1.1.- PRINCIPALES CONCEPTOS DEL LENGUAJE TECNICO.

El lenguaje: Medio de expresión del pensamiento.

Empleamos el lenguaje para comunicar nuestras ideas. Cuando ordenamos sus elementos, armónicamente coordinados, para dar forma a un pensamiento con un

determinado propósito, componemos, literariamente hablando.

1.1.1 Correspondencia.

1.-La correspondencia es uno de los géneros de la composición que se emplea para exponer

en forma escrita, los trámites que se desarrollan en el comercio y en las dependencias oficiales.

2.-La correspondencia es el género de composición que comprende las distintas formas de comunicación escrita en los trámites mercantiles y oficiales. Facilita la clasificación de los documentos; gana la simpatía de nuestros corresponsales, y asegura el éxito de las empresas. De ahí su innegable importancia, y el lugar preferente que señala la enseñanza

Comercial.

Clasificación de la correspondencia:

• Comercial: Es la que abarca todos los trámites relacionados con los negocios.

• Oficial: Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y empresas estatales.

• Particular: Trata los asuntos personales que están relacionados con el cargo que se desempeña.

• Privada: Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

1.1.2.- Documento:

Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades.

Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.),

virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera

plantear en el futuro.

1.1.3.- Registro.

Encontramos para estos términos dos significados: Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de entrada y/o salida que tiene lugar.

La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los

documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.

Clases de registros:

• Registro general: _ Es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda

Comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior, puede ser de dos tipos:

 Registro general de entrada .- Se hará el correspondiente asiento de todo escrito que se reciba y se pueden utilizar los procedimientos:

* De registro único.- Un libro para los diferentes departamentos de un mismo órgano.

* De registro múltiple.- Un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba correspondencia.

 Registro general de salida.- Se anotará la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares.

 Registro auxiliar.- Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.

 Registro de archivo.- para inscribir todos aquellos documentos que han sido archivados

Contenido de los registros:

• Número de inscripción. (Orden temporal de recepción.)

• Epígrafe expresivo de la naturaleza del documento.

• Identificación del interesado.

Funciones:

Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o documento además de:

• Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.

• Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).

Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.

Conocer los datos más significativos de un documento sin necesidad de consultarlo

directamente ya que el registro queda anotados éstos.

1.1.4.- Archivo.

Conjunto de documento debidamente clasificado y registrado para su fácil consulta.

• Forma en que se organizan los archivos:

A) Archivos centrales.- Contiene toda la documentación de la empresa, es decir que existe una oficina un departamento desde el cual se da el servicio de archivos a todas las demás dependencias. En este caso los empleados que ahí trabajan se dedican exclusivamente a labores de archivo.

B) Archivos locales.- Los que se organizan en cada uno de los departamentos de la empresa, así los documentos que contienen información tratan exclusivamente asuntos

de departamento, en caso los empleados llevan a cabo las labores del archivo como un complemento de sus responsabilidades generales.

• Por los asuntos que tratan

A) Archivo en tramitación.- Los que contienen documentos cuyo asunto está en proceso, por ello la consulta es frecuente hasta la conclusión del mismo. Los archivos en tramitación pueden ser tanto centrales como locales.

B) Archivos generales y definitivos.- Los que contienen documentos concluidos en su

tramitación

• Por la documentación que contiene.

A) Archivos oficiales.- Se forman con documentos de instituciones públicas o gubernamentales.

B) Archivos especiales.- contiene documento de instituciones privadas o de empresas mercantiles.

C) Archivos particulares.- Contienen documentos personales o de familia.

• Por su destino.

A) Archivo público.- los que pueden ser consultados por las personas que lo requieran si

llenan ciertos requisitos.

B) Archivos privados o limitados.- Los que pueden consultar únicamente funcionarios o

empleados de la institución a la cual pertenece.

C) Archivo secreto.- Los que, por la naturaleza de la documentación que contiene solo

pueden consultar los dueños de lo mismo, o funcionarios designados para el efecto.

• Por el método que se emplea en su manejo.

A) Archivo de método directo.- aquellos en donde

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