AGRUPACIONES DOCUMENTALES

AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa, en el ejercicio de sus funciones, las cuales, según su jerarquía ilustrada en el organigrama, originan los fondos, las secciones, las su secciones, las series y las subseries documentales.

Fondo Documental. Es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades.

Sección documental. Conjunto de documentos procedente de una unidad orgánica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

Su sección Documental. Es una subdivisión de la sección documental (división administrativa). En algunos casos la su sección recibe el nombre de Oficina, División o Sección. La su sección tiene a su cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección.

Serie documental. Está constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Subserie Documental. Es una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes.

Principio de procedencia. Establece que en la Organización Documental los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otra.

Unidad Documental. La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja.

 Simple cuando está constituida por el mismo tipo documental, Los tipos documentales que integran las series documentales simples son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, pero ningún documento tiene relación con el anterior ni con el siguiente; el contenido de cada uno es particular y la información es diversa.

 compleja cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite comúnmente llamadas expedientes. Cada uno está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí pero relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de conservación (carpetas) separadas.

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