Resumen De Las Agrupaciones Documentales Hasta Las Subsecciones.

Amig@ estudiante, recordemos que:

• Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos.

• Clasificar implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión.

• La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce o lo produjo, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos.

• La clasificación documental se fundamenta en:

• La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo

• La identificación de las funciones asignadas a las dependencias

• Los asuntos que tramita cada división administrativa

Ahora estás en capacidad de establecer las agrupaciones documentales de tu entidad, de acuerdo con su estructura organizacional. Es decir, puedes efectuar la labor de clasificar

Aplica lo aprendido hasta el momento, mediante el desarrollo de la siguiente actividad:

1. Identifica el Fondo o los Fondos Documentales de la entidad donde laboras, establece si son abiertos, cerrados y / o acumulados y determina el tratamiento que se le(s) debe dar si son varios.

Los fondos documentales del batallón de selva No 48 de Carmen de bolívar , institución pública donde laboro son abiertos y acumulados y se tratan de la siguiente manera:

 Fondos abiertos. Deben ser tratados tal y como lo estipula la ley 594 del 2000 ley general de archivo.

 La organización de los archivos de gestión debe basarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada.

 La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

 Se identificará el expediente mediante un rótulo, el cual deberá contener el nombre de la respectiva unidad policial, identificación del área y grupo, series y subseries, número de carpetas y/o libros, y caja y fechas extremas.

 La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

 Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

 No deben utilizarse las carpetas a-z como medios de conservación (como archivo inactivo).

 La foliación deberá realizarse en cada documento en su parte superior derecha con números arábigos (1, 2, 3, etc.), con esfero de tinta negra insoluble.

 Cada expediente no debe contener más de doscientos cincuenta (250) folios.

 La aplicación de las tablas de retención documental debe ejecutarse a todos los documentos producidos y/o recibidos en la dependencia o unidad

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