Actas Y Memorandos

El informe:

El informe es la exposición de los datos obtenidos en una investigación de campo o bibliográfica sobre un determinado tema; por eso, su propósito es principalmente informativo.”

CARACTERÍSTICAS: Es un texto expositivo – explicativo. Tiene por finalidad brindar información sobre los resultados de una investigación. Se centra en un único tema bien delimitado. Utiliza un lenguaje objetivo (se evita expresar sentimientos, opiniones o preferencias). Con este fin, emplea la tercera persona gramatical. Ej.: “En este informe se expondrán...”.

EL ACTA

Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma de su presidente.

Los memorandos

Los memorandos son comunicaciones, con un mínimo de partes, que aceleran el flujo de la comunicación en las empresas.

Se utilizan para tramitar, confirmar, requerir y comunicar información.

Casi siempre, los memorandos son más fáciles de escribir que las cartas porque se conoce a la persona destinataria y no exigen demasiada planificación. Además, la parte destinataria está familiarizada con el asunto y el lenguaje o terminología que se usa en la empresa. No hace falta incluir, por tanto, una explicación que sería indispensable si el mensaje se enviase a alguien fuera de la compañía.

A pesar de que los memorandos se clasifican como comunicaciones internas, pueden crearse memorandos para enviarse fuera de la empresa. Se envían a un público estrechamente relacionado con ella. (usuarios, suplidores...)

Contrario a lo que se cree muchas veces, todos los memorandos no son cortos o breves. Aun cuando no tienen tantas partes como una carta, también se crean memorandos extensos.

Tampoco debe atribuírseles un carácter informal siempre. El asunto por el que se crean, así como la persona a la que

se dirigen, sirven para establecer su carácter formal o informal.

Existe, hoy día, una práctica incorrecta, bastante generalizada, del memorando (memo) que supone su exclusiva utilización para regañar o amonestar a los empelados y empleadas de una empresa. El memorando se crea verdaderamente para comunicar diferentes tipos de mensajes.

Se elaboran memorandos en abundancia por la necesidad, en las empresas, de enviar información por escrito

para:

Crear un récord sobre el asunto o información.

Conocer quién es responsable por la información.

Asegurarse de que la persona que debe conocer la información, la conoce.

Establecer quién creó la información y cuándo.

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