MEMORANDO INTERNO

MEMORANDO INTERNO

DE: SISTEMAS Y COMPUTADORES S.A.

PARA: ADMINISTRADORES TERRITORIALES

Y/O OPERADORES AUXILIARES

ALCANCE DEL SERVICIO DE LOS OPERADORES DE SYC, PRESTADO A LOS USUARIOS, EN LOS PUNTOS DE ATENCIÓN DE COLPENSIONES.

El alcance del servicio cubre, desde la recepción de los trámites con anexos, pasando por la radicación en bizagi hasta la digitalización en el Fd Radica y el envío del trámite en bizagi.

El alcance del servicio finaliza con la entrega de los trámites y anexos al cierre del día, al jefe de la oficina de COLPENSIONES.

OBJETIVO DEL SERVICIO EN LA ROTONDA:

• Recepción, Radicación y digitalización de los trámites presentados por los usuarios, junto con sus anexos.

• Captura de la información básica de los tramites, para ser validada automáticamente por el WEB SERVICES de COLPENSIONES.

• Envío de las transacciones al BACK OFFICE

• Alistamiento de documentos físicos, recibidos durante el día, para entregarlos al director de la Oficina.

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DEL OPERADOR EN ROTONDA

• Recibir los trámites presentados por los ciudadanos.

• Radicar los trámites presentados por el ciudadano en la aplicación BIZAGI, tipificando los anexos presentados.

• Generar el Sticker definido por COLPENSIONES,

• Adherir el sticker al formulario o documento faltante

• Digitalizar los documentos en el orden establecido en el sistema y el formulario que ya debe tener adherido el sticker correspondiente.

• Transmitir automáticamente al back office los trámites y documentos digitalizados.

• Solicitar al usuario esperar que el 1,2,3 le llame para finalizar el trámite.

• Archivar los documentos recibidos

• Al finalizar el día, puntear los documentos con la planilla de cierre y entregarlos en el orden definido por COLPENSIONES, al jefe de oficina.

POLITICAS EN LA RECEPCIÓN DE LOS TRÁMITES EN ROTONDA:

• Recepcionar los trámites definidos por su administrador territorial o Jefe Operativo, absteniéndose de emitir juicios o conceptos sobre los mismos.

• Verificar el buen estado de los documentos a recepcionar.

• Direccionar el usuario que tenga dudas o preguntas acerca de los procedimientos establecidos, con el facilitador de la oficina.

• Radicar los trámites, tipificando los documentos, únicamente en la aplicación suministrada por COLPENSIONES “BIZAGI”. (Excepción hecha de presentarse una contingencia, la cual únicamente puede ser decretada por el jefe de oficina de COLPENSIONES).

• En ningún caso el operador de Rotonda está facultado para rechazar tramites.

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