Acuerdo 42

ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración

Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que

a continuación se regulan.

INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la

entidad que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad

administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que

produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias

Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y

Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación,

traslado, desvinculación.

6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el

total de hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos

correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT se

anotará el número de la transferencia.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada

uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de

conservación.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas

productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre

asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,

emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus

funciones específicas.

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