Inventario Único Documental Y Conservación De Documentos

ACTIVIDAD N: 4

Inventario Único Documental y Conservación de Documentos

Estudiante

Iván Darío Henao enciso

Tutor

Mario Nader villa

Centro educativo nacional de aprendizaje – SENA

Regional Bogotá

Curso virtual- 745576- organización documental en el entorno laboral

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Mayo 21 -2014

Identificar una empresa en donde se aplique correctamente el formato único de inventario documental, (Puede seleccionar la empresa en la cual labora

El grupo interdisciplinario de la Dirección Archivo del hospital la victoria verificará la entrega física de la documentación contra el inventario documental en las instalaciones de la entidad remitente, con el objetivo de dar un visto bueno a la transferencia, en esta visita se hará un cotejo por muestreo aleatorio de las cajas de acuerdo con la metodología que para tal efecto defina la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, previo visto bueno de la Subdirección Técnica verificando tanto el contenido de las cajas como las condiciones de almacenamiento y transporte. De detectarse inconsistencias, se cancelará la respectiva transferencia documental y se notificará por medio de oficio a la oficina, quien deberá tomar las medidas correctivas necesarias.

Una vez la transferencia ha llegado a las instalaciones de la Dirección Archivo del hospital, la Secretaria de planeación y el funcionario designado por la Subdirección Técnica de la Dirección Archivo del hospital realizará un cotejo puntual según las características de la documentación, el acta de recepción de la transferencia será firmada por el Director del Archivo del hospital o la persona designada por la Dirección para tal efecto y contendrá el detalle de la documentación efectivamente transferida.

Como relacionan la documentación para un eficiente proceso de gestión

La Gestión basada en los Procesos déla documentación del hospital surgen como un enfoque que centra la atención sobre las actividades de la organización, para optimizarlas.

Se relaciona hacia una concepción horizontal, desplazándose el centro de interés desde las estructuras hacia los procesos, como metodología para mejorar el rendimiento, concentrándose en el diseño disciplinado y cuidadosa ejecución de todos los procesos de gestión documental,

a. ¿Cómo se gestiona el Inventario documental en la empresa que selecciono en la actividad de reflexión?

El objetivo es el proceso de gestión documental esta orientado a definir e implementar la gestión de la documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el hospital la victoria, de conformidad

Documentación e información primaria y secundaria recibida o producida por el hospital la victoria, de conformidad con las políticas institucionales y normas aplicables, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el

con las políticas institucionales y normas aplicables, desde su origen hasta su disposición final, facilitando el acceso y uso de la información a los usuarios internos y externos, mediante tecnologías de información y comunicaciones, garantizando la conservación de la documentación, contribuyendo al desarrollo de la gestión y a la salvaguarda del patrimonio cultural y documenta, el alcance

El alcance del proceso inicia con la definición del programa de gestión documental, incluye la administración de documental la información primaria y secundaria generada en desarrollo de los procesos de hospital la victoria y el control de los documentos y registros parámetro del SIG y finaliza con la definición y aplicación de la disposición final de los documentos

b. ¿En la empresa seleccionada, hacen uso de esta herramienta para la Organización documental?

Sustente su respuesta.

Si porque en el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artículo Séptimo: Inventario documental. que establece que las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental y en el instructivo de este formato, se señala, Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser, Transferencias Primarias, Supresión de entidades Transferencias Secundarias, Dependencia Valoración de Fondos Acumulados, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación, Fusión

por vinculación, traslado, desvinculación

c. ¿Cree usted que en la empresa, se está realizando una buena

...