Actividad 7 RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS, Curso Administracion Documental Sena

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Actividad de Aprendizaje

NOMBRE: ALEJANDRO GOMEZ SOLANO

FECHA: 09/12/2011

ACTIVIDAD: SEMANA 6 – RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

TEMA: RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

TIPO ACTIVIDAD: INDIVIDUAL

1. En el momento de efectuar el envío de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones del transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, Documéntate sobre el tema y:

1.1 Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

Rta: La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

Reglas generales

• El funcionario debe estar capacitado para embalar el producto y transportarlo evitando daños en la mercancía.

• Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

• Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

• Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

• Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

Algunas recomendaciones sobre embalaje de mercadería

• Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

• Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

• Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

• Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

• El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• No considere que basta con poner etiquetas de Frágil y Trátelo con cuidado para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

• Los envíos deben estar perfectamente empacados y sellados.

• Si se trata de sobres deben ir debidamente sellados y con una rotulación clara y Legible.

• Todo envió debe llevar los datos del remitente y del destinatario, domicilio o cargo, Identificación tributaria, fecha y lugar, numeración consecutiva, código de identificación del documento, numero de folio, cantidad, firma y sellos.

• Se debe indicar si el envío es de carácter privado, urgente, frágil o si se requiere de alguna posición en el manejo.

• Si se trata de paquetes se recomienda llenar los espacios vacíos con materiales de empaque.

• Si los envíos son múltiples se debe indicar el número de caja contra el número de envío en orden consecutivo.

1.2 Establece La forma correcta de embalar: impresos; objetos pequeños; documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías; documentos que no pueden doblarse ni enrollarse; objetos frágiles; líquidos y polvos secos.

Rta:

• Materiales Impresos Tales como revistas u otras publicaciones, deben ser embalados correctamente para evitar que se muevan durante el transporte, manchando y dañando el contenido. Todos los materiales impresos deben llevar flejes o retractilado, acolchando la caja después en el fondo, lados y parte superior con relleno.

• Objetos Pequeños Recuerde siempre envolver los objetos pequeños en volantes adecuados. Proteja sus discos de dato, cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor.

• Documento de Gran Tamaño. Utilice tubos triangulares, y no cilindros tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas y proyectos.

• Objetos Frágiles. Coloque en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas. El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

• Objetos Líquidos. Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores anti-goteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde siempre que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos de alrededor.

• Polvos Secos Coloque polvos y granos finos en bolsas de plástico fuertes, selladas de forma segura y posteriormente embaladas en una caja de cartón madera. Utilice etiquetas de "flecha hacia arriba" para materiales no sólidos.

2. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y:

2.1 Describe cada procedimiento observado y señala ventajas y desventajas que encuentras de cada uno.

Correspondencia recibida

...