ACTIVIDAD #1 administracion documental en el entorno laboral sena

Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos,  ortografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

1. Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?

2. Justificar claramente la respuesta que le debe entregar a su supervisor

1. Para una debida organización de la Administración de Datos, e Información dentro de la Gestión Documental, es necesario organizar de la siguiente manera la información suministrada por grupos así:

A. DOCUMENTOS GRAFICOS: Son aquellos por medio de los cuales encontramos un soporte que contiene dibujos, esquemas, gráficas, coordenadas, etc.

B: DOCUMENTOS VISUALES: Son aquellos que siempre como su palabra lo dice podamos observar de primera mano.

C: DOCUMENTOS TEXTUALES: Se trata de todos aquellos que están contenidos en un papel, como cartas, oficios, etc.

D: DOCUMENTOS INFORMATICOS: Son toda la información que podamos manejar valiendonos del uso de la tecnología, como; cd roms, discos duros, programas especializados de computo y organización, etc.

JUSTIFICACION (CONCLUSION):

Una vez comprendida la manera de agrupar los datos, información, y documentos por origen o tipo.

(detalladas previamente), Es necesario organizar la información de la siguiente manera:

DOCUMENTOS GRAFICOS:

Mapas, Planos, Dibujos, Cuadros.

DOCUMENTOS VISUALES:

Videos, Cintas magneticas.

DOCUMENTOS TEXTUALES:

Apuntes Rapidos, Ortografias, Borradores, Notas.

DOCUMENTOS INFORMATICOS:

Discos Duros.

CONCLUSION:

El objetivo principal de la organización de archivo, en cuanto a documentos, datos, evidencias, etc, es; tener un acceso directo, oportuno y sin errores a al informacion sin desgaste administrativo, de personal, y de tiempo.

Asi como se aclara previamente la manera de clasificar y ordenar la informacion archivistica, la cual de acuerdo a las normas vigentes y organizacionales dentro de la gestion documental, podemos evidenciar que es vital y fundamental para el desarrollo de la informacion dentro de la empresa.

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