Actividad 2 Administracion Documental

DESARROLLO ACTIVIDAD 2

Actividad 3.1

ELEMENTOS DEL PROCESO ARCHIVISTICO SIGNIFICADO FUNCIONES

EL DATO Es el soporte físico de la información la cual el emisor quiere transmitir en la construcción de una solución o en el desarrollo de un problema o proceso determinado.

 Describe hechos empíricos, sucesos y entidades.

LA INFORMACION Es el contenido semántico del dato.

 Construye el mensaje que quiere ser transmitido.

EL DOCUMENTO Es un mensaje emitido con el fin de comunicar e informar al receptor del mismo algo de su entera importancia, utilizando un conjunto de datos y representando y materializando la información.

 Informar

 Comunicar

 Transmitir un mensaje.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS: La falla más sobresaliente que se encuentra en el momento de archivar los distintos documentos que entran a una determinada empresa radica en la poca importancia que se les da a estos y el desconocimiento de las distintas leyes creadas para el buen manejo y funcionamiento de los mismos.

También pude encontrar otras fallas como lo son: consigna semántico

 Desorganización de los documentos.

 Documentos incompletos.

 Documentos incompletos.

 Información incoherente.

 Perdida de datos.

 Lugar inadecuado del archivo.

Actividad 3.2

Los documentos que se evidencian dentro de una oficina, según sus características, su función, el objetivo que pretenden cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de acuerdo a los tipos de clasificación existentes de los documentos de archivo, se clasifican de la siguiente manera:

Según el Soporte

Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación así:

 Textuales: Esta clase de documentos son los que más se emplean en la gestión empresarial tales como:

Notas

Borradores

Apuntes rápidos

 Gráficos: Permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. tales como:

Mapas

Dibujos

Planos.

 Imagen: Reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos. tales como:

Fotografías

Cuadros

 Cinta: Son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas. tales como:

Videos

Cintas

 Otros Soportes: Entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.

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