Actividad de evaluación 2 administración documental
Enviado por gloriasan • 14 de Mayo de 2016 • Ensayo • 552 Palabras (3 Páginas) • 221 Visitas
- Describa con sus palabras el procedimiento de cada una de las etapas de un dato.
- Recolección: Este se puede llevar a cabo por medio de entrevistas, encuestas, observación, cuestionarios etc.
- Procesamiento Es la acumulación y manipulación de datos que producen una información significativa. Esto implica funciones como: validación, recapitulación, agregación, análisis y finalmente la información. El procesamiento de datos puede ser manual, electrónico o automático. En la actualidad se utilizan muchas herramientas tecnológicas para el procesamiento de la información especialmente sistemas de cómputo.
- Transformación: Se puede decir que es la etapa final donde ya se tiene una información consistente y verídica de los datos y podemos tener como resultado un documento. Puede ser una carpeta física, un archivo computarizado.
- Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia de cada una de ellas en el proceso de la administración documental.
Tipología | Descripción | Ejemplo | Importancia |
Correspondencia comercial | Son los escritos producto de una actividad mercantil de una empresa. | -Cartas comerciales -Informes ejecutivos -Informes presupuestales -Circulares. | Para una empresa es muy importante administrar bien sus documentos, de esta manera puede brindar un mejor servicio a sus clientes, ahorrar dinero y trabajo extra.
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Documentos contables | Son soportes para el registro de las operaciones comerciales que se producen en la empresa | -Facturas -Recibos de caja -Comprobantes | Esta administración documental sí que es importante pues por medio de ella se mide la rentabilidad de la empresa. Toda empresa lleva su propia contabilidad y de la buena administración de esta dependen los resultados positivos de la misma. |
Documentos especiales | Son aquellos documentos que ya sea por su contenido o condiciones físicas o químicas cobran caracteres diferentes en forma y expresión. En archivística estos documentos pueden ser soportes electrónicos, imágenes o audiovisuales. | -Actas -Certificados -Escrituras | En la actualidad se maneja mucho los sistemas de computo, estos al ser bien administrados nos brindar una información rápida, verídica y constante. |
Documentos legales | Son documentos que por su naturaleza y contenido pueden demostrar un valor de prueba o la existencia de un hecho. | -Registro civil -Partidas -Hojas de vida -Registros de pagos y cobros. | Todo documento legal bien administrado, puede demostrar hechos como: el nacimiento de un bebe, un matrimonio, la historia laboral de una persona, un soporte de que hemos pagado nuestros servicios. |
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