Actividad 3 Administracion Documental

INTRODUCCION

La Gestión de Documentos potencia todas las áreas de la organización para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos. Cuando hablamos de gestión documental nos estamos refiriendo a la aplicación de la tecnología y también de los procedimientos que van a permitir la gestión y la unificación de la información que es generada por la organización 25/03/2012

ACTIVIDAD 3

3.1. Actividades de Reflexión inicial

Descripción:

Las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas cumplen funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta.

Después de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temática planteada. y El VIDEO

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

• Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio,

es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

• ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

• Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

• Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

• Finalmente elabore un ma pa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.

3.1. Actividades de Reflexión inicial

Rta:

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

• ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Rta: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

5.ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos.

6. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

• Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

Rta: Externa: Cuando se trata de correspondencia entre una unidad administrativa de la Empresa y la Gestion que hace y/o personas o instituciones ajenas a ella.

• Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

Rta: Cada comunicado debe ir unida a su respuesta.

_ La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente.

_ La correspondencia que acompaña a una información importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta

_La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante

• .Obligatoria. La información básica que alimenta la dinámica cotidiana de la organización.

• Esperada. Es la información que surge como consecuencia de los programas de ajustes de la organización, que realiza por los cambios que sufre.

• Conveniente. Son los mensajes que se envían con el objetivo de favorecer la integración, la cohesión, el espíritu de equipo, la coordinación, etc.

• Comunicación por asamblea. Los miembros se reúnen en varias ocasiones para intercambiar información. Los actores comunicantes son previamente elegidos para dirigirse a los demás.

• Comunicación por emisarios. Una persona es la encargada de difundir la información a los restantes miembros del colectivo.

• Comunicación por red. La información es destinada unas veces de modo incluyente,

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