GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La administración documental, permite el establecimiento de normas y toma de decisiones que facilitan la gestión en las compañías. La administración de documentos es la actividad que permite encaminar a asegurar que la historia, políticas, procedimientos y transacciones de una empresa, se registren adecuadamente.

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

La administración documental tiene como fin último servir la información de manera precisa ágil y oportuna a aquellos que le requieren, se trata entonces de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de toda clase, para cumplir en su totalidad el objetivo.

Las funciones de la administración documental se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema del almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales. En general las funciones son: control que consta del recibo de documentos, despacho de documentos, elaboración (normalización – normalización), tramite, préstamo, equipos. Mantenimiento que debe hacerse a la información, a los equipos y documentos y al acervo en general. También esta entra sus funcione el almacenamiento de documentos en distintas herramientas como lo son los dispositivos de archivo, unidades de conservación e instalación, organización documental y transferencias. El descarte de documentos que tiene un comité y se divide en: selección que tiene a su vez un tiempo de conservación y un destino final, y expurgo que son actas. Y por ultimo en sus funciones esta la recuperación de documentos, que se realiza en agrupaciones documentales, en las cuales se realiza registros, guías, inventarios, catálogos e índices, para el fina tener una síntesis.

Los objetivos de la administración documental son conservar la memoria corporativa, d, e esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización. Otro objetivo es contribuir a la toma de decisiones, pues los documentos se convierten en un material de consulta para decisiones

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