GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Respecto a su maraco Jurídico, el planteamiento que se hace en la Ley 597 de 2000, Archivo General de la Nación, cabe resaltar que es un Conjunto de actividades Administrativas y técnicas de un manejo organizacional de la documentación producida y recibida por las entidades.

El objeto fundamental

• Facilitar la Utilización y conservación de los documentos

• Clasificar la importancia de dichos archivos dentro de la institución pública o privada.

• Control de la documentación, basándose en los procedimientos archivísticos

• Conservación del nuestro ecosistema

• Respuesta inmediata de los requerimientos de la documentación

• Digitalización

Cabe anotar que el papel que desempeñamos las personas que tenemos a cargo la Gestión Documental recibimos una capacitación sobre los procesos de la organización documental, donde queda claro la producción, recepción ,distribución, tramite, organización, consulta, conservación y por último la destinación final de dicho documento.

Mi proceso

La documentación llega a la oficina, Se verifica que el documento llegado a la dependencia, corresponda a las funciones que allí se desarrollan. Si el documento no tiene relación directa con mi dependencia, lo remítalo de inmediato a la oficina competente, según sea el caso, así mismo se registra en una base de datos para el control y seguimiento de este, posteriormente se ejecuta su direccionamiento al asesor encargado del tema, luego realizan el trámite correspondiente y pasa para Archivo, posteriormente se verifica la documentación producida y recibida por las oficinas se clasifica y se ordena, identificando la Serie y/o Subserie que le corresponda en las Tablas de Retención Documental ; luego procedo a retirar todos los objetos que contamina el documento para su conservación como son material metálico (grapas, ganchos, clips, tornillos cintas adhesivas y notas que le ponen a los documentos), se ubica de izquierda a derecha en la carpeta respectiva en forma ascendente atendiendo al orden natural en que fueron elaborados o recibidos los documentos en que tema corresponde con sus respectivos antecedente para archivo de consulta .

Se ubican en cajas de cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película a base de parafina. Adicionalmente, cada caja tendrá su rotulación para tener más claridad de sus componentes en la unidad de conservación establecida por la ley.

Sin embargo al finalizar el año se debe revisar la totalidad de las cajas con sus carpetas para foliar todos los documentos y hacer carpetas máximo de 210 folios por carpeta, con el propósito de la remisión de documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central y de éste al Histórico.

Teniendo en cuenta el

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