GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR

GILMA YOLANDA DIAZ HUERFANO

03 DE JUNIO DEL 2012

TALLER NO 1 SEMANA 1

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

Bogotá, 03 de junio del 2012

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (libros, internet, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.

R/. La Administración documental es una parte de la organización donde vemos involucrados componentes de una empresa para tener acceso a una información de la manera más fácil y de rápido acercamiento sin tener previo aviso de la ubicación exacta.

2. A partir de la consulta:

a. Establece 5 objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

• Establecer procedimientos para realizar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan

• Proveer información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

• Mantener control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

• Garantizar en forma permanente la conservación, organización y fácil acceso de los documentos archivados.

• Tener un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

b. Elabora una relatoría sobre el papel del administrador documental en la entidad donde laboras. Esta relatoría no debe ser mayor a una cuartilla. en el espacio “documentos de estudios”, encontrarás las pautas para la elaboración de una relatoría.

R/ Establece parámetros de clasificación, y diferenciación de documentos de acuerdo al destinatario, remitente y contenido del documento. También dirige la organización de los expedientes, para que luego puedan ser digitalizados. Es un apoyo y guía puesto que aclara todas las incógnitas o dudas que el grupo de trabajo pueda tener.

3. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y has una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental. (Ver material de apoyo – generalidades)

R/ Las funciones que tengo en mi puesto de trabajo consisten en control y organización cronológica de documentos en el expediente al que corresponde, ya sea pensional, tutela, judicial, nomina y laboral. Debo separar la duplicidad de los paquetes principales y por ultimo foliarlos y pegarles sticker por tipo documental.

VOCABULARIO BÁSICO ARCHIVISTICO

4. Revisa los términos archivísticos que aparecen en el tema “Vocabulario Archivístico” (Ver material de apoyo), examina el listado de términos, elige 5 de ellos y consulta su definición

R/ a. CRONOLOGICO:

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