Generalidades De La Administración Documental

INTRODUCCIÓN

Administrar documentos es una actividad casi tan antigua como la escritura que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito, para dar fe de los hechos. En el siguiente ensayo narrare las funciones que desarrollo en la entidad donde laboro, como analista y único encargado de la gestión del archivo central de la compañía.

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupo de documentos con el fin de facilitar su utilización, permitiendo el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones en las organizaciones.

Es decir traza el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde el origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su búsqueda y conservación.

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

- Facilitar la búsqueda y conservación de los documentos.

- Conservación de la memoria corporativa.

- Evaluación y valoración de la documentación.

- Manejo integral de la información.

PAPEL QUE DESEMPEÑA EL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA DONDE LABORO

¿Qué significa Administración? ¿Qué significa documentos?

¿Entre mis funciones esta administrar documentos?

Bueno, empezaremos por conocer de las diferentes definiciones de lo que es “administración”, seguidamente la definición de documento y por ultimo la narración de las funciones del administrador documental en la empresa donde laboro, para así dar respuesta a la pregunta ¿Entre mis funciones esta administrar documentos?

En términos generales “La Administración es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización”.

Ahora veamos dos definiciones que me llamaron mucho la atención por la controversia de las mismas.

Dice el Sr. (George R. Terry), La administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno.

Esto dice el Sr. (José A. Fernández Arenas). La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

Bien ahora continuemos defiendo lo que es el “documento”. Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de sus funciones o de su actividad, que tiene valor: Administrativo, Fiscal, Legal, Científico,

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