GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Actividad de Aprendizaje

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental.

2. A partir de la consulta:

 Establece los objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

 Elabora un ensayo máximo 2 páginas, sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras. En el espacio “Documentos de Apoyo” encontrarás las pautas para la elaboración de un ensayo.

3. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.

4. Envía en un archivo Word el desarrollo de los puntos 2 y 3 a tu tutor, por el link establecido.

1. CONCEPTO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.

2. OBJETIVOS:

- El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

- Conservar la memoria corporativa.

De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.

- Contribuir a la toma de decisiones.

Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

- Incrementar la eficiencia organizacional

La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.

- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.

Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

ENSAYO:

A continuación les relatare sobre el ambiente de trabajo donde me encuentro laborando aquí la mayoría desempeñamos labores de Administrador Documental, ya que aquí se maneja documentación de toda índole, de personal, de contabilidad, ventas y compras, ya que en todas ellas se maneja información la cual es registrada, archivada y difundida.

Desde el momento de su elaboración acorde a lo que se este realizando se lleva un orden cronológico para cada evento, esto con el fin de ser requerida alguna información luego de haber sido archivada, ya sea en el archivo activo o en el archivo de años anteriores.

Aquí se presentan informes mensuales de los documentos elaborados por cada una de las oficinas ya que con ello se comprueba la efectividad de la labor realizada por el responsable de cada dependencia, esta documentación es foliada en un libro de registro, revisada, la copia del documento es archivada y su original es difundida o transportada a la persona directamente interesada.

Aunque para muchas empresas uno de los problemas actuales es la gestión documental. Debemos aprender a hacerlo para así poder gestionar la información ordenada previamente, y así poder Gestionar el conocimiento. Ya que existen malos hábitos muy frecuentes en las empresas respecto a la acumulación de documentos.

En primer lugar, es frecuente que se acumulen en una sala o cuarto de sanalejo todos los documentos sin ningún criterio. Las

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