Administración Documental Actividad Uno

NOMBRE DE LA ENTIDAD: ALCALDIA MUNICIPAL DE TALAIGUA NUEVO

UBICACION Y DATOS DE LA ENTIDAD: CALLE 14 ESQ. N° 6-22 TEL 6837742

APRENDIZ: MAYBE ELAINE LOPEZ VERGARA

Siguiendo los principios de la normatividad vigente en los procesos de administración documental en el entorno laboral, correspondiente a empresas privadas o entidades públicas en lo que tiene que ver con la clasificación de los archivos, lo cual se determina según la organización, uso, ciclo vital de los documentos y naturaleza o sea de acuerdo al tipo de entidad.

En virtud que los documentos producidos por una entidad pública o privada en el desarrollo de sus actividades son el testimonio de su existencia y el referente para la toma de decisiones, una gestión documental organizada es vital para una entidad, tanto que de ello depende en gran parte el éxito de una empresa, convirtiéndose en un medio de eficiencia y eficacia para el cumplimiento de objetivos.

L a entidad escogida para realizar la actividad es una entidad pública, carece parcialmente de normas técnicas y administrativas, como también desconocimiento de los programas de conservación de documentos, no existen tablas de retención documental, los documentos que recibe la entidad son registrados en libros de actas, con códigos de recibido diseñados manualmente.

Normas técnicas que cumplen: Alcalinidad en el papel, usan AZ y carpetas o con ganchos legajadores, La misma dependencia se encarga de realizar la clasificación documental, tienen lugares exactos para la conservación de soportes documentales, utilizan archivadores en madera para los documentos en papel, Tienen en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones consiguiendo simplificar y organizar la presentación y manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.

Nunca se ha realizado un diagnostico preventivo que permita tomas las medidas necesarias que conduzcan a la conservación preventiva de los documentos.

Archivo activo es el tipo de archivos manejado en esta institución ya que la misma dependencia que los produce o recibe de otras instituciones o personas naturales, es quien se encarga de custodiarlos y solo se relacionan en libros de actas los que se reciben, organizados por año y relacionados según la actividad, la disposición final de estos documentos es su conservación aunque sea con falta de las técnicas adecuadas.

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