DESPACHO Y RECIBOS DE DOCUMENTOS

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

1. ENVIO DE DOCUMENTOS

Se deben establecer normas en cuanto a:

 PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: estilo, calidad del papel, cantidad de copias, firmas autorizadas, tipo de sobres, formas y horarios de despacho.

 DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores ortográficos o mecanográficos, borrones y enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.

 IMPRESO DE FIRMAS AUTÓGRAFAS: Originales y copias.

• Consecutivo de correspondencia:

Todas las copias de la correspondencia despachada. Se conservan en carpetas especiales.

• Descargue de la correspondencia:

Después de que los documentos han sido tramitados, vuelven a la dependencia que los generó; cuando se han respondido, deben ser descargados en la Hoja de Registro de Correspondencia Recibida, completando las últimas casillas del formato. Después de estos procedimientos la oficina productora procede a realizar el archivo físico de acuerdo con la serie documental respectiva.

• Control de mensajería

Tanto para entregas internas como externas, deben llevarse un control de mensajería.

b. FORMA CORRECTA DE EMBALAR

 IMPRESOS: como revistas u otras publicaciones, se deben embalar correctamente, para evitar que se mueva durante su transportación. Todos los impresos deben de llevar algo acolchonado.

 OBJETOS PEQUEÑOS: envolver los volantes adecuados. Los discos, cintas de audio y video, colocando una almohadilla alrededor.

 FOTOGRAFIAS: Colocarlas dentro de un material rígido para evitar que se doblen.

 DOCUMENTO QUE NO PUEDE ENRROLLARSE: Colocar el paquete en cajas de tamaño acorde. Se debe sujetar la caja con correas siempre que sea posible, no dejar espacio dentro de la caja.

 OBJETOS FRAGILES: Deben ir dentro de una caja con un material acolchonado para evitar que se muevan y se rompan.

2. PROCEDIMIENTOS DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS EN MI EMPRESA

1. Recepción:

En mi empresa se recibe la correspondencia directamente, ya sea física, por fax o correo electrónico. Posteriormente la hago llegar a mi jefe inmediato.

2. Clasificación:

En mi empresa la correspondencia no se radica, ya que es de carácter personal, pero se le entrega a su respectivo destinatario.

3. Apertura:

Se deja la carta o documento como vienen.

4. Radicación:

Se radica dentro de la empresa.

5. Registro:

En mi empresa no tenemos registro, ya que llega muy poca correspondencia.

...