Recibo Y Despacho De Documentos

06 de Mayo de 2011

Estimada Señora:

De acuerdo con lo pactado con su orden de pedido nº 84, me complace comunicarle que ya se han remitido los siguientes documentos:

Unidad Didáctica semana 7

Objetos Frágiles

Reglas Generales

Registro De Correspondencia Recibida

Clasificación De La Correspondencia

Correspondencia Personal.

Correspondencia Publicitaria.

Correspondencia Empresarial

Procedimiento A Seguir Al Recibir

Correspondencia Personal

Correspondencia Publicitaria

Correspondencia Empresarial

Apertura De Sobres

Radicación

Control De Mensajería

Recomendaciones Para El Manejo De Los Documentos De Archivo

Registro

Procedencia: Incluye Dos Datos:

Despacho De Documentos

Cuando Se Tiene Centralizado El Recibo

Deben Establecerse Normas Muy Precisas, En Cuanto A:

Consecutivo De Correspondencia

Descargue De La Correspondencia

Control De Mensajería

Dicho envío se efectuara de acuerdo a sus especificaciones

Un saludo atentamente

Estudiante Virtual

1. Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

Paquetería

Certificados

Libros y periódicos

Cartas

Franqueo en destino

Tarjetas postales

Dimensiones

Postal Express

Todos los envíos deberán ir en sobre oficial del Departamento, o Servicio de dicha empresa indicando el nombre del remitente. Si el envío se efectúa en sobre acolchado o en forma de paquete, llevará el sello del Departamento o Servicio que remita.

La dirección de los envíos deberá ser clara y legible incluyendo siempre el código postal de la población de destino.

En la confección de los sobres oficiales de los Departamentos o Servicios en la imprenta se incluirá en parte superior derecha del sobre el cajetín del franqueo pagado autorizado a la empresa, autorización nº 300519.

Todos los envíos que vayan certificados deberán llevar el impreso de certificado debidamente cumplimentado indicando la clase de envío y su modalidad.

Cuando la modalidad sea con acuse de recibo se rellenará el impreso de acuse de recibo correspondiente que se pegará en la parte posterior de la carta.

Existen dos clases de acuses de recibo: acuse de recibo nacional de color rosa y acuse de recibo internacional de color naranja.

A partir de tres certificados, enviados por el mismo remitente, no se hará impreso de certificado y se confeccionará una relación de certificados de los destinatarios y su dirección de código postal encabezada por el remitente y que se adjuntará a los envíos por duplicado.

Las relaciones de certificados se harán por separado según el destino, con una relación de certificados nacionales para esta clase de envíos y relación de certificados internacionales para estos.

Los envíos llevaran una etiqueta con códigos de barra autoadhesiva según clase y modalidad de envío y en las relaciones se harán constar etiqueta pequeña de código autoadhesivo de cada envío así como en el acuse de recibo si lo llevara.

Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños, documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documentos de que no pueden doblarse ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos.

La principal regla a seguir es: el embalaje o acondicionamiento deben ser apropiados para la naturaleza de su producto.

OBJETOS FRÁGILES

Los correos no tienen tratamiento especial para objetos frágiles, por eso sus envíos deben estar bien acondicionados contra cualquier tipo de choque.

Utilice materiales de almohadillado, sobre todo para evitar que el contenido se mueva. Se recomienda una espesura mínima de acondicionamiento de 50mm.

Tener en cuenta la fortaleza, el almohadillado y la durabilidad cuando seleccione el envoltorio.

Colocar los bienes frágiles en el centro del embalaje, garantizando que no toquen las esquinas.

El objeto deberá estar almohadillado por todos lados.

No considere que basta con poner etiquetas de “Frágil” y “Trátelo con cuidado” para evitar un embalaje adecuado. Sólo sirven como fuente de información.

REGLAS GENERALES

Escoja el tamaño del embalaje en función del contenido. Las cajas semivacías es probable que se desarmen y las demasiado llenas que exploten.

Utilice cajas de cartón corrugado, con forros externos de gran resistencia. Utilice cartón de doble capa, idóneo para pesos grandes.

Asegúrese de que los líquidos sean embalados en contenedores antigoteo, acompañados de un material interno ligero y fuerte (por ejemplo, espuma de polietileno) y sellados con una bolsa de plástico. Recuerde que un embalaje defectuoso puede dañar otros objetos a su alrededor.

Utilice tubos triangulares, y no cilíndricos tipo tubo, para embalar rollos de planos, mapas o proyectos.

Proteja sus discos de datos (CD o DVD), cintas de audio y video, colocando material de almohadillado suave alrededor.

Rellene la dirección con claridad, utilice letras mayúsculas cuando escriba a mano, para facilitar su lectura al personal de correos.

Si reutiliza una caja, quite toda etiqueta y cinta adhesiva. Asegúrese que la caja esté en buen estado.

No selle en demasía su embalaje. Recuerde que todos los envíos pueden ser abiertos por las autoridades aduaneras para su inspección.

No utilice cinta de celofán o cuerda para sellar su envío

2. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa

- Describe cada uno de los procedimientos observados y señal las ventajas y desventajas que encuentras en cada uno.

- Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realizan en la entidad donde laboras.

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa. De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.

CLASIFICACION

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