Recibo Y Despachos De Documentos

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Actividad de aprendizaje

1. En el momento de efectuar el envío de documentos es importante precisar el embalaje, puesto que este debe adaptarse a la forma, a la naturaleza del contenido y a las condiciones de transporte. Teniendo en cuenta lo anterior, documéntate sobre el tema y:

 Precisa los requisitos que debe reunir el adecuado acondicionamiento de los envíos.

 Establece la forma correcta de embalar: impresos, objetos pequeños, documentos de gran tamaño como planos, mapas, fotografías, documentos que no pueden doblarse ni enrollarse, objetos frágiles, líquidos y polvos secos.

2. Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y:

 Describe cada uno de los procedimientos observados y señala las ventajas y desventajas que encuentras en cada uno.

 Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibo y despacho de documentos que se realizan en la entidad donde laboras.

3. Desarrolla la siguiente sopa de letras, de acuerdo con el tema “Recibo y despacho de documentos”

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Actividad de Aprendizaje

O L R E G R E V I S T A S A N E R E C E P C I O N E R

A R E G I C O P I A S R E G L A M E N T A R I A S L E

N O R Y Z X T P N O R A D I C A B L E S R T M A L O V

E S T I G A N D U T S M T S N U M E R A C I O N O L I

X E A L O E N V I B O L A T H T C O N T A B L R G P S

T L S E L A N O R M L V I N A L E S I R C U L S U O C

E F A S C I R E R A D I A B U A L R E G S T I B A F I

R O T D I C I E R C R I C A N A I L N U M I S A G I R

M L I I R N E X O A E N T A I D L F O A C O N T A C C

U L R N C E X T G E L L O R C I R E S F S E L L X I U

R E C C U D T L E Y G D E T V I L H S N O R A D O A L

A T S E L N E F O L L E E N V I O G F D U L L E S L A

D O E T R O R O I N T O N A S O F N J O R T S I G E R

I S S R E P A L R A D I C U R E V I E I N S P E C S E

C R E J U S D L E I N S P E C C I O N S I S T E I O S

C O N S E E M E T M A N U O H R H M E X T E O T C M A

O N O O O R A T N O F I A V V T E I M S O S F X C A C

N O I F T R A M I T E X T I R I O C V U N U M E E S I

T R C I A O C O N S E C U T V S T X E O L I A T X N D

A A A C O C R E G I S T R U E N O U C P S L N H T U A

B D C I S E L L O R A D I C A D O R C O C A E Y E M R

L I I A E D I E R A D I C S C O N S I E O A Y S R E E

E C N T L D B Y A D I O N E T C O R R O S S A G E R G

S I U E L A E G S A C I N C E T S A M R O N A N O A I

N A M T I D R E C O N T A B L A U M A N R A O U M D S

U N O A N I A N E R A C I D A R M I G E U R A C A U T

M E C P A N C I N D I F O L L E E R T E L E G R A M O

E X A A N U R A P U B L I C A N A X E X T E R I O R A

P R O P A G A N D A R I A M O D E L O Y E S T I L O T

Escribir al frente de cada numeral las palabras que corresponden a cada una de las definiciones y resaltarlas en la sopa de letras.

1. Señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos. LEY GENERAL DE ARCHIVOS

2. Gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones de una entidad. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

3. Uno de los requisitos de la normalización. TRAMITE

4. Según el destinatario las comunicaciones se clasifican en: EXTERNAS E INTERNAS

5. Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes. RECEPCION

6. Situar un documento en la empresa. RADICAR

7. Conforman el grupo más voluminoso de documentos comerciales que se producen en una oficina o entidad. COMUNICACIONES ESCRITAS

8. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. OFICIALES

9. La recepción se fundamenta en una labor de: INSPECCION

10. Al imprimírselo al documento, indica que éste es de propiedad de la empresa. SELLO RADICADOR

11. Anotación de los datos más significativos de la comunicación en un formato para su control y trámite dentro de la entidad. REGISTRO

12. Documentos a los que solo se les sigue un control para sustentar su entrega a las dependencias que deben atenderlos. RADICABLES

13. Estos documentos requieren un tratamiento especial, puesto que su trámite es diferente al de la correspondencia ordinaria. DOCUMENTOS CONTABLES

14. Se controla su rotación mediante un formato que

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