RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

RECIBO DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Es preciso disponer de un control que permita comprobar el recibo y tramitación de los documentos que llegan a la empresa.  De lo contrario, es muy difícil establecer responsabilidades por parte de las personas encargadas.

Por tanto, es necesario canalizar el recibo a través de una sola persona u oficina y establecer normas y procedimientos, que sean conocidos por los empleados de la empresa.

CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA:

La correspondencia que llega a la empresa puede clasificarse en:

v Correspondencia personal

v Correspondencia publicitaria

v Correspondencia empresarial

1.     CORRESPONDENCIA PERSONAL

En el sobre generalmente, aparece impresa la palabra CONFIDENCIAL o PERSONAL.

2.  CORRESPONDENCIA PUBLICITARIA

Folletos, revistas o plegables, que llegan a nombre de la empresa, de sus directivos o empleados

3.  CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL

Viene dirigida, con los datos completos, a directivos o funcionarios de la empresa.

PROCEDIMIENTO A SEGUIR AL RECIBIR

-          Correspondencia personal

No debe abrirse. Se imprimirá la fecha de recibo en el sobre y se envía al destinatario.

-          Correspondencia publicitaria

Si  los folletos, revistas o plegables están dirigidos a la empresa , se les imprime la fecha de recibo y se envían a la dependencia interesada de acuerdo con el contenido de la publicación.

Los que vienen dirigidos a personas, se les imprime la fecha en el sobre y se envía al destinatario respectivo.

-          Correspondencia empresarial

Se verifica si los datos del destinatario corresponden a los de la empresa.  Si no es así, se devuelve al mensajero o correo correspondiente.

APERTURA DE SOBRES

Para abrir los sobres se utilizan tijeras y se cortan por el lado derecho del sobre, colocando de  frente.  Luego se procede a comparar:

-          La fecha que trae el documento con la  impresa por el correo en el sobre.  Si son muy distanciadas, es prudente adjuntar el sobre al documento con un gancho de plástico.

-          La firma manuscrita del remitente, si no aparece el documento no tiene validez y debe devolverse.

-          La dirección del remitente; si no la trae  el documento debe registrarse manuscrita en la parte inferior de la hoja.

-          La inclusión de anexos u otro documento, si falta o sobran anexos, se debe informar a la empresa remitente; si el mensajero está presente, se devuelve la comunicación.

RADICACIÓN

Se hace con el sello radicador de correspondencia, éste puede ser manual o eléctrico.  Se imprime en la parte superior derecha del documento  (Norma Icontec, Zona 3). No debe cubrirse la información que trae la comunicación.  Los datos que contiene el sello pueden ser los siguientes:

·         No. De  Orden

Se imprime con un numerador.  Es consecutivo y se empieza por 0001 al iniciar cada año.

·         Fecha de Recibido

La correspondencia que llega, debe registrarse diariamente;  se imprime la fecha del día en que se realiza el registro.  Si se cuenta con un reloj radicador eléctrico, éste imprime fecha y hora del recibo en forma automática.

·         Pase a

Se escribe el  nombre o código de la dependencia destinataria del  documento.

CONTROL DE MENSAJERÍA

Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería.  (Ver formatos)

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