Administracion Documental. actividades de reflexión inicial

• actividades de reflexión inicial

Después de haber realizado la reflexión inicial, es momento de que usted observe el siguiente video denominado: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS, y posteriormente piense a nivel general, cuáles podrían ser las posibles fallas que existen en el proceso general del documento archivístico.

RTA:

La principales fallas en el proceso archivístico son:

• La desorganización que existe con los papeles de trabajo lo que conllevan a que estos se puedan extraviar, dañar o adulterar dándole un fácil acceso a personal ajeno.
• La importancia que le dan algunas empresas o algunas dependencias a esta herramientas de trabajo pues no tienen en cuenta que aunque parezca  un simple documento contiene información valiosa para la empresa en general.
• El ambiente de trabajo que se puede generar al interior de cada dependencia por el desorden de la documentación llevando a una mala actividad del manejo de los mismos.

• Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

situación:

Asuma el rol de empleado de la oficina de archivo en la siguiente situación y justifique la pregunta planteada:

En la oficina donde labora hay una serie de documentos desorganizados, dentro los cuales se evidencian, notas, cintas magnéticas, mapas, borradores, dibujos, apuntes rápidos, planos,

            fotografías, cuadros, videos y discos duros. A usted se le ha asignado la tarea de darles una

            clasificación adecuada, la cual la debe exponer a su supervisor de Archivo.

             Teniendo en cuenta lo anterior, determine:

¿Cuál sería la clasificación de los documentos mencionados según el soporte?  

Solución:

             La clasificación de los documentos según su soporte seria:

• Textuales: pertenecen a este tipo de clasificación los documentos como las notas, borradores, apuntes rápidos porque  contienen información plasmada de forma escrita en el soporte que es en este caso el papel.

• Gráficos: pertenecen a este tipo de clasificación los documentos como  los mapas, dibujos, planos porque contienen información plasmada de forma gráfica, lo que permite que se visualice fácilmente.

• Imagen: pertenecen a este tipo de clasificación los documentos como los cuadros, las fotografías porque contienen información plasmada  ya sea en forma gráfica o escrita.

• Cinta: pertenecen a este tipo de clasificación los documentos como los videos, las cintas magnéticas porque contienen información plasmada en forma magnética es decir utilizando la tecnología lo que permite que varias personas analicen al mismo tiempo dicha información de manera dinámica.

• Otros soportes: pertenecen a este tipo de clasificación los discos duros.

• Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Para poder comprender mejor las generalidades y características esenciales de los criterios de archivo en la gestión de un documento, es momento que realice el ejercicio interactivo denominado: MIS CONOCIMIENTOS, el cual le permitirá reforzar los conceptos aprendidos hasta el momento.

Tome un pantallazo del resultado del ejercicio interactivo, cuando esté seguro de que lo ha realizado adecuadamente.

[pic 7]

• Actividades de transferencia del conocimiento

             Responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

1. Observe la imagen que se presenta a continuación y explique con sus palabras cuál es el  

             Procedimiento que se evidencia en la misma.  

[pic 8]

     Solución:

     En la ilustración se muestra el procedimiento acerca de las etapas o fases que debe atravesar un   dato  para que pueda convertirse en información que ofrezca un significado, organización , ideas o

     Conocimientos  reales, factibles y de fácil entendimiento.                  

• Como primera fase encontramos la RECOLECCIÓN es allí donde se recopilan todos los datos que vamos a emplear usando una gran diversidad de técnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información los cuales podrían ser una entrevista, observación, un diagrama de flujo y el diccionario de datos con la finalidad de buscar una información.

• La segunda fase es el PROCESAMIENTO en donde se organizan los datos teniendo en cuenta su importancia de acuerdo a la información que se quiere dar, los datos se codifican, depuran, clasifican y ordenan de una forma lógica , finalmente los resultados arrojan información sin transformar.

• La tercera fase es la TRANSFORMACION que se puede definir como el proceso de conversión de un conjunto de datos en información, es transformar los datos ordenados en información y conocimiento útil.

1. Escriba las cuatro tipologías documentales que se presentan en el contenido y exponga la importancia  de cada una de ellas en el proceso de administración documental.

1. correspondencia comercial: este tipo de correspondencia se realiza entre empresas o

entidades con las cuales tiene alguna relación mercantil y entre los clientes estos documentos

son escritos que reflejan las comunicaciones hechas y los procesos para dicha relación

mercantil alguno de ellos son los Comerciales y los informes ejecutivos, el éxito de un negocio, una venta por su eficacia y rapidez hace que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

1. documentos contables: son registros físicos en los que se deja constancia de operaciones que

se realizan en la empresa ya sea para tener un adecuado control o para la toma de

decisiones, son algunos documentos contables, como lo son los pagare, los cheques etc.

1. documentos especiales: son aquellos que por su escrito toman diferentes formas de expresión         por las características físicas y químicas del soporte en el que se encuentra registrada la información ya sea imagen o sonido como actas o escrituras.

1. documento legales: son todos aquellos documentos que se presentan de manera física o

gráfica y comprueban un hecho, es decir la verdad y veracidad del asunto, y van de la mano con los documentos contables estos deben de estar organizados y completos para que sirvan de soporte como prueba algunos ejemplos de estos documentos son acta de nacimiento, contratos, escrituras etc.

• Describa dos aportes generales que le brindaría a la temática de este contenido y explique el porqué de sus aportes.

Es muy importante el papel que desempeña la gestión documental en una empresa ya que se mostraría bien ejecutado el proceso de organización mediante el cual un(os) individuos administra de forma adecuada los documentos, permitiendo así que los documentos o archivos sean de fácil acceso que la información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera intacta por el período de tiempo que sea necesario.

Importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados, es de allí donde nace la importancia de un buen manejo archivístico, permitiendo un buen entorno laboral y un orden en el trabajo desempeñado

            Teniendo en cuenta la información que hemos visto es muy necesario e importante tener el archivo en las mejores condiciones posibles, debido a que, la información que tienen las empresas se pueden requerir en cualquier momento ya sea para aspectos legales, contables o simplemente para suministrar información al cliente o a la misma empresa.

Es importante diferenciar la terminología de la documentación, para así tener un buen control, buena comunicación y buen manejo administrativo en los documentos, a su vez,  con estos datos anteriormente aclarados se puede organizar mejor la documentación y así mejoramos el encuentro de los datos buscados.

Link presentación en prezi de la actividad 2

http://prezi.com/grkw6r3iavib/present/?auth_key=7hkr3b8&follow=jbfclkdyoehl&kw=present-grkw6r3iavib&rc=ref-44156571

http://prezi.com/uohzkl-znzqs/?utm_campaign=share&utm_medium=copy

BIBLIOGRAFIA

segunda/presentacion-etapas-del-procesamiento-de-datos

http://www.monografias.com/trabajos11/ladocont/ladocont.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/ladocont/ladocont.shtml

http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental