Administracion Documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente. La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación. Organización del archivo de documentos electrónicos e

Impresos.

Los beneficios que se tienen para tener una buena organización de los documentos

• Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la

Empresa.

• Reducción de la circulación de documentos y registros en

Papel.

• Automatización de las actividades requeridas para el proceso

de control de documentos.

• Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.

• Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.

• Control sobre los préstamos y las devoluciones de los

prototipos del archivo Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mucho más valor por su contenido histórico.

No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia

2 -OBJETIVOS QUE DEBE SEGUIR UN ADMINSTRADOR DOCUMENTAL

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio:

Conservar la memoria corporativa.

1. Establecer procedimientos para el trámite de los documentos

Archivar los documentos

Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

Ensayo

El Administrador Documental es el que protege los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, catalogación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.Es también el encargado de etiquetar, sellar, y/o poner códigos a documentos para facilitar cualquier actividad con los mismos.

El administrador documental es el encargado de la responsabilidad el estado de los documentos, de guardarlos en un lugar seguro, también de dar paradero de estos en caso de accidentes, es el que determina cuanto tiempo, en donde pueden guardarse, eliminar los que sirven y los que verdaderamente son de vital importancia, es el encargado de darles un buen giro en caso de un repentino cambio de tecnología, y por ultimo es el encargado de dar un buen resultado.

OBJETIVOS QUE DEBE SEGUIR UN ADMINSTRADOR DOCUMENTAL

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio:

Conservar la memoria corporativa.

Establecer procedimientos para el trámite de los documentos

Archivar los documentos

- Contribuir a la toma de decisiones.

Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.

Incrementar la eficiencia organizacional

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La información en una empresa se convierte en una herramienta

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