Administracion Documental

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (Internet, libros, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental estableciendo los objetivos que persigue y su importancia. Como resultado de esta actividad elabora un ensayo.

La Administración Documental, una herramienta importante en la organización

La Gestión o Administración documental es el conjunto de actividades encaminadas al manejo, tratamiento y organización de documentos, basadas en normas técnicas y practicas, que tienen como objetivos:

• Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación, reduciendo costos y espacio.

• Conservar la memoria corporativa.

• Incrementar la eficiencia organizacional.

• Apoyar las investigaciones y procesos legales.

• Fundamentar decisiones organizacionales.

La importancia de la Gestión o Administración documental radica en dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental.

2. Identifica en un puesto de trabajo las funciones que se realizan y haz una breve descripción de cada una de ellas a partir del tema funciones de la Administración Documental.

Según mi experiencia como Asistente Administrativa he realizado funciones como:

• Clasificación: En mi función debo clasificar los diferentes tipos de documento que manejo, como son Órdenes de Servicio, Ordenes de Compra, Facturas, Actas de Contratos, Cartas, entre otros, ya sea para realizar otra tarea a partir de estos o para archivarlos.

• Flujo: Para cada una de las tareas que están a mi cargo es necesario tener en cuenta este concepto de flujo con el fin de que todo lo que se realiza este bien hecho, es decir estar enfocado en lo que se esta realizando y dar prioridad a cada una de las tareas.

• Casilleros: Para archivar todo los documentos que se manejan en la organización, se hace uso de los casilleros, los cuales tienen una identificación de fácil entendimiento y cada una de las carpetas que van dentro de los casilleros tienen un marbete que indica el nombre del documento, siempre van del documento mas reciente al mas antiguo.

• Perforar, rotulo, marbete: Cada vez que se realiza una nueva carpeta, esta se debe rotular, perforar y colocar el marbete, para archivar los documentos, con el fin de tener un buen manejo del archivo y se evita que se deterioren.

• Radicación: Cada vez que llega una factura de un proveedor se debe realizar la radicación del documento, la cual contiene firma, fecha para saber en que parte del archivo se debe archivar.

• Minuta: Cuando hay reuniones de todos los socios de la organización se realizan las minutas o Actas de reunión.

• Registrar: por políticas de la organización se debe registrar cada uno de los documentos que llegan a la empresa y radicar el documento en el departamento respectivo.

3. Organiza los términos archivísticos, que aparecen en el tema Vocabulario Archivístico, con relación a los puestos de trabajo: secretaria, oficinista, archivista.

VOCABULARIO ARCHIVISTICO Cargos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL: se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando los principios de racionalización y economía. Archivista

CASILLEROS: mueble con filas de departamentos o divisiones, sin cajones ni cierres particulares, para tener clasificados documentos; por ejemplo: cartas para distintos destinarios. Archivista

CLASIFICACION: orden lógico, que tiene por objeto situar el contenido del documento, en relación a un contexto general de categorías previstas de antemano, y registradas en un plan estrictamente jerarquizado, en cuyo caso cada noción ha de ser introducida en el, siguiendo las reglas materiales. Archivista

CONSERVACION: guardar, mantener, hacer que dure los documentos en buen estado de manera que no se vayan a perder ni a deteriorar fácilmente. Archivista

CRONOLOGICO: tipo de ordenación donde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha o data. Archivista

DOCUMENTACION: es el arte de coleccionar, clasificar, y hacer accesibles los documentos de todos los tipos de actividades intelectuales. Es uno de los muchos componentes de la aplicación de la ciencia de la información. La documentación concierne a la adquisición, almacenamiento, recuperación y diseminación y de información documentaria registrada principalmente en forma de informes y de publicaciones. Oficinista

DOCUMENTO: significa cualquier símbolo convencional escrito o dibujado, que puede servir para suministrar o conservar la información. Su definición varía de acuerdo con la rama del saber que lo estudia. Cualquier soporte de cualquier índole que contiene información de interés para una determinada materia. Oficinista

EPISTOLAR: carta misiva que se escribe a los ausentes. Archivista

ESTRUCTURA FUNCIONAL: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa. Secretaria

EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Archivista

FACSÍMIL: es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada. Archivista

FILATELIA: La filatelia es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales. Archivista

FLUJO: El Flujo es el estado mental de operación, en el cual la persona esta completamente inmersa en lo que está haciendo. Se caracteriza por un sentimiento de enfoque energizado, de total envolvimiento en la tarea, y de éxito en el proceso de la actividad. Oficinista

FLUJOGRAMA: EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos. Oficinista

FOLIACIÓN: Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente,

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