La administración documental

La administración documental es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Se entiende como un conjunto de normas, prácticas y técnicas usadas para administrar el flujo de información dentro de una empresa, a través de ella podemos recuperar la información, establecer el tiempo de conservación, eliminar lo que ya no sirve, al igual que mantener la información valiosa.

Proceso sistemático encaminado, al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su actividad final, con el objeto de facilitar su producción, tramite, clasificación y organización, descripción, utilización y conservación.

El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

La digitalización de los documentos plasmados digitalizados en el formato único de inventario documental aprobado por el Archivo general de la Nación son una herramienta para la fácil ubicación de la documentación y cualquier serie documental organizada por su estructura orgánica.

La integración de las soluciones que tradicionalmente se habían desarrollado de forma independiente para satisfacer las diferentes demandas de la gestión documental, que principalmente son: la captura de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, y la automatización de flujos de trabajo (distribución de tareas, seguimiento y archivado).

Además se contempla la gestión de contenidos que permite la recuperación organizada de la información del sistema y la realización de un posterior procesamiento para su publicación en otros medios, como la microfilmación.

Es un sistema de gestión documental integral completamente adaptable (gracias a su desarrollo en módulos y a sus posibilidades de parametrización) a las necesidades específicas de cada compañía y de cada proyecto de gestión documental. Pudiéndose adaptar a cualquier requerimiento, desde la automatización de un proceso de trabajo específico a la evolución de una organización tradicional hacia una "empresa sin papeles" para cuidar el medio ambiente

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