Administracion Documental
Enviado por orleidis • 21 de Septiembre de 2011 • 376 Palabras (2 Páginas) • 963 Visitas
LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente, actualmente en algunas empresas piensan que los documentos en soporte papel son simplemente reciclable, en otras palabras, basura, que se acumulan por obligación y no se dan cuenta el valor trascendental en la toma de decisiones que toman estos, por lo que el archivar se toma como segundo plano, ya que como existen nuevas tecnologías de documentos electrónicos, sistematizados, digitales y que esas soluciones de Gestión documental sistematizada, mejoran el manejo de documentos, pero no se dan cuenta que el papel como documento es necesario para asuntos legales, administrativos y fiscales.
La administración documental tiene un fin y es el de servir información de forma precisa, ágil y oportuna, el cual se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información.
La organización del archivo se basa en el TRD (Tabla de Retención Documental) que es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tipo de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.
La administración documental tiene muchos beneficios entre las cuales tenemos la consolidación de toda la información disponible en un único lugar, reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones, facilidad de búsqueda y acceso de información, información disponible de acuerdo a las necesidades del cliente o del mismo personal, entre otros. Así mismo el documento digital trae grandes beneficios como la reducción de espacio físico de archivo, eliminación de fotocopias y una gran eficiencia en la consulta documental entre otros, sin embargo para lograr mayor eficiencia de los procesos hacia el mundo digital es necesario dotar de seguridad a este último, ya que los documentos digitales deben ofrecer al menos los mismos atributos de seguridad que ofrecen los archivos físicos.
En conclusión la administración documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción del mismo, hasta su conservación permanente, todo esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos y por supuesto respetando el principio de orden original y el principio de procedencia.
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