Administracion

El planteamiento en torno sobre el cual se desarrollará la actividad es el siguiente:

Se van asociar los 5 integrantes del grupo colaborativo y han decidido crear un establecimiento de distribución farmacéutica-Depósito de medicamentos y dispositivos médicos denominado “DANSALUD. El establecimiento mencionado se verá y analizará bajo la perspectiva de una organización empresarial; el cual debe cumplir con unos elementos fundamentales.

Por lo anterior estos socios deben determinar para dicha organización los siguientes aspectos:

1) Definir el organigrama que tendrá la organización en sus diferentes niveles de autoridad.

2). Objetivos

• Lograr que DANSALUD incremente sus ventas un 10% mensual.

• Incrementar gradualmente el personal para ofrecer mejor servicio al cliente.

• Prestar el mejor servicio farmacéutico a nivel local con personal altamente calificado.

• Concientizar al personal administrativo y operativo a mantener el área de trabajo acta para la prestación de cualquier servicio.

• Expandir DANSALUD a nivel nacional con la apertura de nuevas tiendas.

• Ser una de las empresas del sector de salud mas reconocida, logrando ser un referente a nivel nacional.

• 3) Redactar y definir claramente los deberes, derechos y actividad de cada persona.

a) Gerente General (GG):

Los deberes de un GG pueden variar de empresa a empresa, pero pueden agruparse en categorías generales. Por ejemplo, debe comunicar los deseos de sus superiores (especifícame los tuyos) a los empelados administrativos, de modo que tu compañía funcione según lo desees. La toma de decisiones es otro deber importante, también comprende que la disciplina y la capacitación son deberes esenciales. esto es para asegurar que tu empresa cuente con empleados competentes, ayudar a mejorar a los empleados o eliminar a aquellos que no cumplen con los estándares de la misma. El director también entenderá sobre la selección y la contratación, lo que le da la capacidad necesaria para juzgar a los candidatos potenciales para ser contratados. De ser contratado, el GG es responsable de supervisar todas las funciones administrativas de tu empresa. Una gran parte implica liderar y dirigir a los empleados. Delega tareas administrativas, como la contabilidad, los trámites y las nóminas, mientras te da la libertad para encargarte de otros asuntos. Al hacerlo, asegura la eficiencia administrativa, el procedimiento adecuado y la implementación de políticas y la moral de los empleados.

b) Coordinador de Ventas:

Es la persona encargada de dirigir, organizar y controlar un cuerpo o departamentos de ventas, el buen coordinador de ventas debe de agrupar todas las cualidades de un verdadero líder, como son honestidad, ser catalizador, tomar decisiones, ejecutarlas. Establecer metas y objetivos. Es importante aclarar que las metas son a largo plazo o sea, son mas idealistas, es como decir que la meta puede ser, llegar ser el numero uno en un mercado determinado, mientras que los objetivos son mas precisos y a plazos mas cortos. Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronostico debe ser lo mas preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.

Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. Esta función del gerente de ventas, dependerá de la estructura de la empresa, porque en muchos casos, estos procedimientos son realizados por el departamento de recursos humanos, aunque la forma idónea seria que Rec. Humanos, recluten y seleccionen previamente y luego se le presente al gerente solo los mejores candidatos para ser incorporados a la empresa.

c) Coordinador de Compras:

Es la persona que desarrolla y crea contratos de suministros, servicios y equipos necesarios para operar la entidad pública o empresa. Él debe negociar estos contratos dentro de los límites de un presupuesto y debe intentar garantizar el contrato menos caro para todos los bienes adquiridos.

El Coordinador de compras debe mantener una buena relación de trabajo con todos sus proveedores y contratistas. Esto significa una revisión regular por teléfono y posiblemente en persona. Las relaciones con los vendedores son cultivadas visitando las tiendas de los competidores y realizando encuestas. Los vendedores satisfechos están propensos a seguir o reintegrar contratos durante los muchos años por venir.

Todos los proveedores y contratistas deben ser pagados en el momento oportuno. Un coordinador de compras supervisa toda la actividad de las cuentas por pagar, asegurando que todas las facturas sean pagadas. Comprobar para asegurar que las cantidades de factura son correctas y que los precios coinciden con contratos por escrito son funciones primarias de los agentes de compras. El pago de facturas a tiempo creará relaciones más positivas con contratistas y proveedores, fomentando las relaciones de negocio de mayor duración.

d) Coordinador Financiero y administrativo:

Es la persona capaz de realizar eficaz y eficiente la administración de los recursos financieros y físicos utilizados para el cumplimeinto de las metas de la empresa, controlando y evaluando las actividades de compras, suministro, presupuestacion, costeo, pago de obligaciones y registro contable; que se realizan para el logro de los objetivos de la empresa.

El Coordinador Financiero y administrativo debe de interactuar permanentemente con la gerencia ante quien debe de responder por las acciones de tipo administrativo y financiero que se toman por dicha dirección.

Funciones

• Coordinar y supervisar la ejecución de las actividades administrativas delegadas a las dependencias bajo su cargo, para garantizar el adecuado desarrollo de los procedimientos administrativos del área.

• Establecer las metas de los indicadores de gestión definidos para la dirección administrativa, y efectuar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

• Participar con voz y voto con el comité de compras.

• Controlar el cumplimiento del presupuesto asignado área el funcionamiento de la dirección administrativa y financiera.

• Requerir o realizar la capacitación del personal cuando ello se requiera.

• Elaborar informes mensuales

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