Administracion

Administración de Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCION

Conoceremos lo que por bien se entiende la administración de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto.

De igual manera definimos en forma genérica que es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo específico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.

De manera corta y significativa es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

A continuación lo veremos de manera específica, paso a paso de cómo se desarrolla una buena administración de proyectos.

Administración de Proyectos

Se llama proyecto a un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que tienen puntos definidos de inicio y final, y cuyo resultado final es un producto o servicio específico.

Los factores de incertidumbre, como el advenimiento de nuevas tecnologías o el momento en que se presentarán ciertos acontecimientos, llegan a modificar el carácter de los proyectos.

Para alcanzar el éxito en la administración de proyectos se requiere la coordinación de tareas, personas, organizaciones y otros recursos, con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administración del proyecto.

Gerente del proyecto. Tiene la responsabilidad de integrar los esfuerzos de personas pertenecientes a diversas áreas funcionales, con la finalidad de alcanzar las metas específicas del proyecto. El gerente del proyecto también tendrá que especificar cómo se va a realizar el trabajo y asegurarse de que se realicen las contrataciones apropiadas y que, en caso necesario, se imparta la debida capacitación.

Equipo del proyecto. Es un grupo de personas, que con frecuencia representan diferentes áreas funcionales u organizaciones, dirigidas por el gerente del proyecto.

Sistema de administración del proyecto. Se compone de una estructura organizacional y un sistema de información. Hay distintas formas de organizar la estructura de un proyecto, la forma tradicional o funcional, la estructura del proyecto puro, en donde los miembros del equipo trabajan exclusivamente para el gerente de proyecto, y como compromiso medio de estos dos extremos es la estructura matriz, en la cual cada área funcional mantiene la autoridad sobre quién deberá trabajar en el proyecto y qué tecnología se empleará.

El sistema de administración del proyecto proporciona los medios para la planificación integradora y el control del proyecto, y también para formar un cúmulo de información relacionada con el desempeño, los costos expresados en unidad monetaria o el uso de recursos, los efectos de interrelación de los cambios realizados en el programa, así como los tiempos y costo proyectados para la terminación del proyecto.

¿De qué herramientas se dispone para la programación y el control de proyectos?

Generalmente son tres herramientas las que se utilizan:

 Diagrama de red

 Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT)

 Método de ruta crítica (CPM)

En sus inicios los métodos de PERT y CPM eran diferentes en el tratamiento de sus estimaciones del tiempo de actividad, actualmente las diferencias entre ambas son mínimas, así que nos referiremos a ellos de forma colectiva PERT/CPM.

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La posición del administrador de proyectos es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

• La Ingeniería de software es una actividad económica importante, que está sujeta a restricciones económicas y a restricciones no técnicas.

• Los proyectos bien administrados a veces fallan. Los proyectos mal administrados siempre fallan.

. Es importante que los nuevos administradores conozcan todos estos aspectos, debido a que un factor de éxito muy importante para las organizaciones y garantiza que se logren los objetivos del proyecto en el tiempo previsto y con el presupuesto asignado, y entender que la administración de los nuevos tiempos tiene que saber enfrentar los nuevos retos a medida que se organizan y controlan los proyectos individuales.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo.

Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

* ¿Qué se va a hacer?

* ¿Cuándo se va a hacer?

* ¿Por qué se va a hacer?

* ¿Cuánto dinero está disponible para hacerlo?

* ¿Qué tan bien se está haciendo el proyecto?

BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La aplicación de la administración de proyectos asegura el adecuado desarrollo y ejecución de sus proyectos evitando o minimizando desviaciones en aspectos importantes como costo, tiempo y alcance, lo cual proporcionará una gran ventaja

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