Administracion

Tema: Valoración y seguimiento

Fecha: 12 de enero del 2015

Contenido

Valoración

Una vez implantado el estudio, es indispensable comprobar el efecto de los cambios innovaciones mediante la identificación, clasificación y cuantificación de las realizaciones, así como de los ajustes operativos que se desprendan de estas.

Para ello ordenarse el manejo de datos a partir de los parámetros delineados en el proyecto de estudio, lo que permitirá traducir las acciones en indicadores para evaluar las medidas de mejoramiento introducidas.

Mecanismo de información

Se ponen en práctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados para que la información administrativa, tanto como la implantación de mejoras como de respuestas a desviaciones, llegue con agilidad y claridad a las áreas y los niveles que la necesiten.

Seguimiento de las acciones

La organización tiene que verificar y registrar en forma analítica y secuencial la repercusión de las reformas incluidas, toda vez que las acciones de implantación deben seguir dos vertientes.

a) Llevarse a cabo sin contratiempos y de conformidad con las proyecciones esperadas

b) Realizarse en forma desfasada

En ambos casos, las opciones de respuestas que podrían contemplarse para su atención para su atención son distintas, por los que se anotan a continuación.

Acciones programadas

Resultados obtenidos en cuanto a:

Responsable(s): papel desempeñado por la unidad o grupo encargado de su implantación.

Productos y/o servicios: cumplimiento de metas en la materia.

Aspectos organizacionales: adecuación de la estructura y el personal al cambio.

Periodo de realización: tiempo real empleado para su generación

Porcentaje de realización: avance obtenido en relación con el calendarizado.

Costo: recursos financieros empleados para su consecución.

Apoyo y soporte utilizados: apoyo recibido en cuanto apoyo humanos, materiales y tecnológicos.

Porcentaje de eficiencia: aprovechamiento real de los recursos.

Porcentaje de eficacia: objetivos alcanzados

Interacción con el entorno: progreso en las relaciones de coordinación y funcionamiento con potras instancias e instituciones.

Medición de resultados.- En esta fase efectúa un análisis cuantitativo y cualitativo del desarrollo global del estudio para precisar los avances logrados luego de su implementación.

Se recomienda realizar una evaluación continua de resultados.

• Es conveniente que la organización considere la alternativa de evaluar su comportamiento mediante una auditoria administrativa.

• En términos generales, esta valoración permite a la organización disponer de información específica sobre los aspectos siguientes:

• Logro efectivo de los fines propuestos

• Resultados de las medidas adoptadas en la estructura orgánica, procesos, funciones, procedimientos, sistemas y nivel tecnológico.

• Beneficios obtenidos en la generación de productos y servicios.

• Ventajas competitivas derivadas del estudio.

• Análisis de costo-beneficio.

• Asimilación del cambio por parte del personal y consecuencias en el clima organizacional.

• Necesidad de capacitación y entrenamiento para el cambio sostenido.

• Entre otros aspectos.

Seguimiento

El seguimiento consiste en el análisis y recopilación sistemáticos de información a medida que avanza un proyecto. Su objetivo es mejorar la eficacia y efectividad del estudio organizacional. Se basa en metas establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de planificación. Ayuda a que se siga una línea de trabajo, y además, permite a la administración conocer cuando algo no está funcionando. Si se lleva a cabo adecuadamente, es una herramienta de incalculable valor para una buena administración y proporciona la base para la evaluación. Te permite determinar si los recursos disponibles son suficientes y están bien administrados, si tu capacidad de trabajo es suficiente y adecuada, y si estás haciendo lo que habías planificado (ver también la herramienta sobre Planificación de acción).

El seguimiento tiene una orientación, hacia un aprendizaje a partir de aquello que haces y cómo lo haces, concentrándose en:

• Eficacia

• Efectividad

• Impacto

La eficacia.- te informa sobre la adecuada aportación en el trabajo en cuanto a producción.

Podría tratarse de aportación en cuanto a dinero, tiempo, personal y equipamiento, entre otros. Cuando diriges un proyecto y estás interesado por las posibilidades de su reproducción o su aplicación a escala, entonces la eficacia resulta de gran importancia.

La efectividad.- mide los logros obtenidos por un programa o proyecto de desarrollo en relación con aquellos objetivos específicos que se habían establecido. Si, por ejemplo, establecimos mejorar la preparación de los todos los profesores de educación secundaria en un área determinada, ¿tuvimos éxito?

El impacto.- te informa sobre la influencia causada en la situación del problema que intentabas afrontar. Es decir, ¿era útil tu estrategia?, ¿mejoró el índice de aprobados en el último curso escolar gracias a la mejora en la preparación del profesorado? Antes de tomar la decisión de una ampliación o una reproducción del proyecto

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