Administración De Operaciones

INTRODUCCIÓN

La rápida evolución de la tecnología, el desarrollo de nuevos productos y la creación de servicios asociados permean la economía del país con altos índices de crecimiento y con la exigencia de grandes inversiones de capital, que si bien tiene un rendimiento relativamente alto, requieren para su desarrollo de la óptima formulación de los proyectos que generan, y de una racional ejecución con base en criterios e ideas comunes de desarrollo productivo.

Al establecer estos objetivos el gerente y su equipo de trabajo lidiarán con una serie de circunstancias, donde la prioridad es la rentabilidad de dicho proyecto para beneficio de todos aquellos a quienes repercute el proyecto.

El presente trabajo tiene como finalidad establecer las definiciones sobre la Administración de Proyectos, así como las distintas técnicas o herramientas que nos permiten realizar esta gestión con éxito. 

I. LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La Administración de Proyectos ha existido desde tiempos muy antiguos, históricamente relacionada con proyectos de ingeniería de construcción de obras civiles (como los proyectos de ingeniería hidráulica en Mesopotamia, donde entraban en juego la logística o la creación de equipos de trabajo, con sus categorías profesionales definidas; o la cultura ingenieril desarrollada por el Imperio Romano, donde aparece el control de costes y tiempos y la aplicación de soluciones normalizadas, como por ejemplo en la construcción de una calzada); y en “campañas militares”, donde también entran en juego muchos elementos de Gestión (identificación de objetivos, gestión de recursos humanos, logística, identificación de riesgos, financiación, etc.). Pero es a partir de la Segunda Guerra Mundial cuando el avance de estas técnicas desde el punto de vista profesional ha transformado la administración por Proyectos en una disciplina de Investigación.

Para establecer una definición de la Administración de Proyectos, debemos conocer primero las acepciones de los dos términos que la componen: Administración y Proyecto.

¿Qué es Administración?

Aquí algunas de las definiciones más notables:

“El término administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto a ellas”

(Robbins y De Cenzo, 2009)

“La administración es el proceso de trabajar con las personas y con los recursos para cumplir con los objetivos organizacionales. Los buenos administradores llevan a cabo estas funciones de forma eficaz y eficiente”

(Batema y Snell, 2009)

Nótese aquí, que en las definiciones se pueden detectar tres palabras clave: proceso, eficiencia y eficacia. A principios del s. XX, el industrial francés Henri Fayol (en su libro Administración general e industrial) describió cinco actividades gerenciales básicas, que deben hacer los gerentes: planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar; éstas son las cuatro funciones básicas de todo proceso administrativo.

Estableciendo así la actual definición de Administración:

“La administración es la planeación, organización, dirección y control de los recursos humanos y de otra clase, para alcanzar con eficiencia y eficacia las metas de la organización”

(Jones y George, 2010)

Eficiencia: “Medida de qué tan bien o qué tan productivamente se aprovechan los recursos para alcanzar una meta. Las organizaciones son eficientes cuando sus gerentes reducen al mínimo la cantidad de insumos (como mano de obra, materia prima y componentes o el tiempo que se requiere para producir un lote determinado de bienes o servicios).” (Jones y George, 2010)

Eficacia: “Medida de la pertinencia de las metas que los gerentes decidieron que persiguiera la organización y del grado en que esa organización alcanza tales metas. Las organizaciones son eficaces cuando los gerentes escogen metas apropiadas y las consiguen”. (Jones y George, 2010)

Planificación: “Conglomerado de decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la organización, qué actividades emprender y cómo aprovechar los recursos para alcanzar esas metas”. (Jones y George, 2010)

Organización: “asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar y cooperar para alcanzar las metas organizativas”. (Jones y George, 2010)

Dirigir: “orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la organización con el fin de que ayuden a la consecución de las metas organizacionales. La comunicación es importantísima”. (Jones y George, 2010)

Controlar: “Evaluar en qué medida la organización consigue sus metas y emprende las acciones correctivas necesarias para sostener o mejorar el desempeño. (…) El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organización”. (Jones y George, 2010)

¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de recursos.

Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados.

Esto es, el proyecto tiene un resultado deseado, una fecha límite y un presupuesto (personal, suministros y dinero).

Definimos entonces la Administración de Proyectos como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, y generalmente con restricciones de tiempo, recursos o coste.

Todo proyecto tiene tres facetas o aspectos diferentes, que es necesario armonizar para la consecución del resultado deseado:

Dimensión Técnica: es necesario aplicar los conocimientos específicos de cada área de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos (el “know how”) que cada profesión impone.

Dimensión Humana: un proyecto es un complejo entramado de relaciones personales, donde se dan cita un gran número de intereses a veces contrapuestos.

Variables gestión: que es el catalizador que permite que el resto de los elementos se comporte adecuadamente.

Los proyectos son parte de nuestra vida cotidiana, sin embargo en la administración de proyectos se corre un gran riesgo. Por eso es importante el uso de técnicas de administración de proyectos, porque nos ayudaran a identificar los instantes del proyecto

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