Administración Por Objetivos

¿Qué es la APO?

Un sistema para que los subordinados y sus superiores establezcan mancomunadamente objetivos de desempeño, revisen periódicamente el avance hacia los objetivos y asignen las recompensas con base en dicho avance.

La APO hace que los objetivos sean operativos mediante un proceso que los lleva a bajar en forma de cascada por toda la organización. Como expone la figura 1, los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsiguiente (división, departamento, individual). Como los gerentes de las unidades bajas participan en el establecimiento de sus propias metas, la APO funciona de la base hacia arriba y también de la cima hacia abajo. El resultado es una pirámide que liga los objetivos de un nivel con los del siguiente.

2 - Elementos de un programa de la APO

Los programas de la APO varían enormemente. Algunos están destinados a emplearse en sub-unidades y otros se usan en la organización en general. Algunos ponen énfasis en la planeación corporativa, otros destacan la motivación individual. Es claro que los administradores pueden preferir valerse de diferentes métodos y enfoques.

Sin embargo, los programas de APO más efectivos comparten los siguientes seis elementos.

Adhesión al programa. En cualquier nivel de la organización, para trazar un buen programa se necesita la adhesión de los administradores a la obtención de los objetivos personales y organizacionales, así como el proceso de administración por objetivos. Primero se reúnen los administradores con los subordinados para fijar los objetivos y luego evaluar el progreso en la obtención de los mismos.

Establecimiento de metas en el más alto nivel. Los programas efectivos de planeación suelen principiar con los administradores de más alto nivel, quienes determinan la estrategia de la organización y fijan metas preliminares que se asemejan a los objetivos anuales en sus términos. De ese modo, administradores y subordinados tendrán una idea más clara de lo que la administración a más alto nivel confía en lograr, pudiendo ver además cómo su propio trabajo se relaciona directamente con la obtención de las metas de la organización.

Metas individuales. En un buen programa de administración por objetivos, cada administrador y subordinado tiene definidos con claridad los objetivos y responsabilidades. La finalidad del establecimiento de objetivos en términos específicos en todos los niveles, consiste en ayudarles a los empleados a entender claramente lo que se supone que deben lograr. De ese modo cada uno puede planear mejor cómo alcanzar sus metas.

Los objetivos de cada individuo han de ser decididos durante una consulta entre él y su superior. Debido a que saben con precisión lo que son capaces de lograr, los subordinados bien podrían ayudarle a los administradores a desarrollar objetivos realistas; a su vez, los administradores les podrían ayudar a los subordinados a "ampliar su visión" hacia objetivos más altos al mostrar la disposición de ayudarlos a sobreponerse a los obstáculos y de confianza en sus capacidades.

Participación. El grado de la participación de los subordinados en el establecimiento de objetivos varía enormemente. En un extremo, intervienen con su simple presencia cuando la administración define los objetivos. En el otro extremo, tienen absoluta libertad en la fijación de sus propios objetivos y en la selección de los métodos con que los realizan. Ninguno de los dos extremos suele ser conveniente. Por lo regular, cuando mayor sea la participación de unos y otros, más probabilidades habrá de que las metas se alcancen.

Autonomía en la realización de planes. Una vez fijados y aceptados los objetivos, el individuo cuenta con amplia libertad en la elección de los medios con que los conseguirá. Dentro de las restricciones normales de las políticas de la organización, los administradores deberán tener la libertad de preparar y poner en práctica programas para alcanzar las metas, sin que intervengan sus superiores inmediatos. Ellos aprecian mucho este aspecto de los programas de la APO.

Evaluación del desempeño. Administradores y subordinados celebran reuniones periódicas para revisar el progreso hecho en la obtención de los objetivos. Durante esa evaluación, deciden qué problemas existen y lo que debe hacerse para resolverlos, de ser necesario, modifican los objetivos para el siguiente período de revisión. La evaluación será justa y significativa si se basa en resultados medibles y no en criterios subjetivos, como la actitud o la capacidad.

3 - Objetivos de los empleadosLos empleados deben entender claramente lo que están tratando de conseguir. Y lo que la empresa y los supervisores esperan lograr en conjunto con ellos, para lograrlo se puede facilitar con los siguientes lineamientos:

~- Identificar las tareas laborales clave del empleado.

El establecimiento de metas empieza cuando usted define lo que quiere que logren sus empleados. La mejor fuente de información es la descripción del puesto de cada uno de estos.

~- Establecer metas específicas y desafiantes para cada tarea.

Identifique el nivel de desempeño que espera de cada empleado. Especifique el objetivo que debe alcanzar el empleado. Establezca fechas límite para cada meta, porque disminuirá la ambigüedad. No obstante, no las establezca de manera arbitraria, por el contrario, sea realista y considere las tareas que desarrollaran.

~- Permitir la participación activa del empleado.

Cuando los empleados participan en el establecimiento de las metas, es más probable que las acepten. No obstante, debe ser una participación sincera. Es decir, ellos deben percibir que usted verdaderamente busca sus aportaciones, y no que solo esta haciendo lo que es debido.

~- Marcar el orden de prioridad de las metas.

Cuando asigne más de una meta a alguien, es importante que clasifique las metas por orden de importancia. El orden de prioridad alienta al empleado a actuar y esforzarse en cada meta de acuerdo con su importancia. Califique las metas en cuanto a su dificultad e importancia. El establecimiento de metas no debe llevar a las personas a elegir las fáciles. Cando las metas tienen una calificación, se debe dar crédito a las personas por tratar de alcanzar las metas difíciles, aunque no lo logren del todo.

~- Incluir mecanismos de retroalimentación para evaluar el avance de metas.

La retroalimentación permite a los empleados saber si su cantidad de esfuerzo es suficiente

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