Administrador Documental

En el desarrollo normal de las operaciones de una organización se reciben y se generan soportes y documentos en los cuales se plasma información necesaria para el funcionamiento del ente, es por eso que siempre se realizan actividades tendientes a la planificación, al manejo y a la organización de esta documentación con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Este conjunto de actividades administrativas se conoce como ADMINISTRACION DOCUMENTAL y se lleva cabo de una u otra forma en todas las organizaciones, ahora bien, conociendo el significado de esta cabe destacar su importancia ya que toda la información contenida en los documentos de un ente es indispensable para la toma de decisiones.

En la actualidad se puede observar el creciente volumen de datos que constantemente manejan las empresas, por eso se están adoptando nuevas estrategias, procedimientos y se está dando uso de la tecnología para gestionar este proceso administrativo llamado organización documental.

Pero no es tan sencillo como se cree, toda la organización documental se gestiona en grandes esfuerzos en clasificación, consultas, acceso e integración de documentos, se pueden encontrar muchos casos donde un solo proceso está contenido en distintos soportes y en distintos departamentos lo que implica que se debe tener un orden y una buena comunicación para que la información sea exacta y esté disponible cuando de necesite. Por eso la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia y se están creando cada vez más puestos de trabajo y departamentos enteros cuya única función es la gestión y la organización de los archivos propios de cada ente. Es aquí donde surge la labor del ADMINISTRADOR DOCUMENTAL el cual lleva a cabo los procesos necesarios que conduzcan a garantizar la conservación y preservación de la información y proporcionar calidad en el servicio de consultas de información y documentación. Claro está que el administrador documental debe tener unos conocimientos y unas cualidades para gestionar estos procesos y para desarrollar las funciones específicas del cargo, estas funciones son entre otras: función del control en la cual desempeñara actividades de recibo, despacho, elaboración, préstamo de documentos. Función de mantenimiento en la que se encarga de la conservación de documentos y de los equipos. Funciones de almacenamiento en la cual maneja los depósitos de archivos y otra funciones como la de descartar documentos que legalmente no sean validos o útiles y la de recuperación de información. Todo esto convierte al administrador documental en un apoyo básico para la organización y en un elemento importante para que se alcancen todas las metas y objetivos propuestos.

El administrador documental es un gran apoyo para la organización ya que la información es un recurso vital que se utiliza de manera

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