Agustín Cernuda del Río

Informática - Microsoft Excel (I)

Versión 1.0 © Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

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Contenidos

Introducción...................................................................................................................... 3 Hojas de cálculo................................................................................................................ 3 Visualización .................................................................................................................... 3

Partes de la pantalla ...................................................................................................... 3 Edición.............................................................................................................................. 4 Manejo de los archivos ................................................................................................. 4 Líneas de actuación al utilizar una hoja de cálculo ...................................................... 4 Elementos del documento: definiciones ....................................................................... 5 Celdas ....................................................................................................................... 5 Filas .......................................................................................................................... 5 Columnas.................................................................................................................. 5 Rangos ...................................................................................................................... 5 Formato..................................................................................................................... 5 Elementos del documento: manejo............................................................................... 5 Selección de elementos............................................................................................. 5 Introducción de valores ............................................................................................ 7 Repetición de valores................................................................................................ 7 Ajuste de columnas....................................................................................................... 8 Columnas de ancho arbitrario................................................................................... 8 Igualar el ancho ........................................................................................................ 9 Ajustar el ancho ........................................................................................................ 9 Ajustar los textos ...................................................................................................... 9 Formato de celdas....................................................................................................... 10 Fórmulas ..................................................................................................................... 12 Escritura manual ..................................................................................................... 12 Inserción directa ..................................................................................................... 12 Escritura interactiva................................................................................................ 13 Copia de fórmulas................................................................................................... 14 Hojas........................................................................................................................... 14 Gráficos ...................................................................................................................... 14

© Agustín Cernuda del Río, Enero de 2001

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Introducción

El presente documento es una descripción a nivel básico de la hoja de cálculo Microsoft Excel. En primer lugar se realiza una introducción general a las hojas de cálculo y su utilidad, y después se entra en detalles sobre la hoja de cálculo Microsoft Excel. Se asume un conocimiento básico del sistema operativo Windows.

Hojas de cálculo

Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusión de tablas en los documentos que manejan. No obstante, estas tablas contienen información estática; si en las tablas se incluye un valor que depende de otros (por ejemplo, la suma o la media de los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien escribe y se convierte en información textual como otra cualquiera. Si el cálculo ha sido erróneo, el procesador de textos no lo detectará.

Si la información de las tablas se modifica, de modo que alguno de los valores cambie, los resultados que dependían de ese valor tampoco se actualizarán de manera automática; de este modo, el mantener un documento que evoluciona puede convertirse en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Téngase en cuenta que pueden existir multitud de informes que se generen semanal o mensualmente, y habría que estar constantemente actualizando los datos y volviendo a realizar manualmente todos los cálculos.

Más aún, existen ocasiones en las que un documento nace precisamente con la “vocación” de que su usuario introduzca datos y el documento realice los cálculos; por ejemplo, un documento que calcule el precio final de un equipo informático, basándose en los componentes que un usuario elige. Con un procesador de textos, como mucho se escribiría un documento con las instrucciones pertinentes y la información numérica sobre diversos coeficientes, descuentos, precios... Sin embargo, sería mucho más cómodo para quien utiliza el documento que no fuese necesario esto, sino evitar que viese todos estos detalles y solicitarle simplemente la información “imprescindible”.

Las hojas de cálculo nacen para abordar esta problemática. Los programas de hoja de cálculo manejan documentos que, de forma análoga a los procesadores de textos, son en realidad ficheros con un formato determinado; estos documentos se llaman también “hojas de cálculo”. Un documento de hoja de cálculo puede verse básicamente como una tabla, pero en ella el contenido de una celda puede no ser un simple texto o número (como ocurre con las tablas en los procesadores de textos) sino que puede ser una fórmula, de modo que el contenido de esa celda depende del de otras celdas.

Libros y hojas: Con frecuencia, el documento de hoja de cálculo responde en realidad al concepto de “libro”, de modo que contiene varias “hojas” (cada una de las cuales es una tabla como las descritas). Las fórmulas que hay en una hoja pueden hacer referencia a valores de celdas que están en otra hoja dentro

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