Analisis Foda Sii

• Oficina de Partes cuenta con una versión mejorada del formulario n° 1618 (formulario interno que ocupa el S.II ) de distribución de correspondencia, en planillas de Excel, lo que facilita el ingreso control y gestión de la documentación recepcionada y enviada por Oficina de Partes

• Gracias al uso de tablas dinámicas en Excel, se puede buscar la información de manera rápida y ágil, filtrando datos según distintos parámetros de búsqueda.

• Foliado de toda la documentación proveniente de manera externa al SII, con numero de ingreso, hora y fecha a través maquina reloj –control y su posterior registro en planilla de Excel.

• Gracias al uso de EXCEL, poder crear planillas según los requerimientos, para usarlas en la página de correos chile y gestionar de manera más fácil y rápida el despacho de la documentación masiva.

• Poder crear estadísticas de la documentación recibida y enviada por Oficina de Partes a través de las herramientas de Excel.

• Toda la documentación despachada por oficina de partes, aparte de su ingreso en EXCEL, cuenta con su archivo físico correspondiente, con su firma, fecha y nombre de entrega de la documentación de manera de respaldo.

Debilidades:

• Falta de un sistema de respaldo de los archivos, dado que si el disco duro del PC falla, se pierden la totalidad de los documentos y archivos existentes en el. Actualmente los mismos encargados de Oficina de Partes respaldamos la información de manera personal en pendrives para evitar inconvenientes y perdidas de información.

• Poseer en los PC Office 2003 el cual no es compatible con el nuevo sistema de ingreso de correspondencia de Correos Chile, con que trabajamos diariamente, dado que funciona correctamente solo con Office 2007.

• Problemas de infraestructura: No contamos en Oficina de partes con espacios físicos destinados para dejar la paquetería y correspondencia que está en proceso para enviarse, donde se tiene que optar por dejarla en el interior de la oficina , haciendo aún más estrecho el espacio para trabajar . Además según el volumen de la paquetería a despachar se deja en los pasillos del edificio obstruyendo el libre paso de los funcionarios y contribuyentes por el edificio. También no se posee espacio físico suficiente para tener los archivadores correspondientes de la documentación propia de oficina de partes

• Problemas técnicos: no contamos con scanner ni dispositivo parecido, el cual es fundamental para poder enviar información requerida a Oficina de Partes de manera más fácil y rápida vía correo electrónico, donde tenemos por ejemplo las certificaciones de cartas enviadas, documentos solicitados por departamentos, copias de facturas, resoluciones etc.

...