Analisis situacional fotocopiadora

Simulación: Fotocopiadora OFFICE 1

INTEGRANTES:

I  Descripción de la empresa

Empresa: FOTOCOPIADORA OFFICE 1

· Ubicación: Universidad Católica San Pablo, Urb. Campiña Paisajista.

· Personal (5) - 3 personas mañana - 2 personas tarde

· Jornada Laboral: de 6h y 8h

- Turnos:              Mañana: 6:15 am a 1:00 pm -

                         Tarde: 1:00 pm a 21:30  

                          Hora punta: Cambio de hora, en las     mañanas hay un mayor   movimiento

· Procesos de la empresa

                - Fotocopiadora (2 máquinas fotocopiadoras)

- Impresiones (Autoservicio): 3 PC¨S y 2 Impresoras

- Venta de Útiles

            II.        Definición del problema:

El principal problema que se tiene en la fotocopiadora es la baja utilización de recursos, es decir se pudo observar el tiempo ocupado por trabajador es muy baja, lo que nos revela la primera deficiencia del sistema la cual es que los  trabajadores tienen pocos tiempos activos y si grandes cantidades de tiempo de ocio, esto se da debido que la mayor afluencia de clientes son en los cambio de hora y muy pocos clientes entre los cambios de hora por lo cual la utilización de personal es muy baja. Además se puede observar que la gran mayoría de problemas de reparación y mantenimiento de equipo consiste en tareas simples de realizar, las cuales podrían ser realizadas por el personal regular de trabajo previa capacitación básica

Bajo estas variables proponemos 3 escenarios, tanto para la reducción de personal para que su porcentaje de utilización sea mayor, incrementar procesos al sistema para incrementar la carga de los trabajadores y reducir tiempos de ocio, así como captar más clientes y aumentar las salidas de clientes atendidos( incrementar la productividad ) , y finalmente invertir en mantenimiento y capacitación, para optimizar los procesos así como también para reducir costos de mantenimiento y salarios injustificados

2.1 Requerimientos

-Acceso a las instalaciones para poder efectuar la toma de tiempos durante horario de trabajo, los cuales no interrumpirán el curso normal de las actividades rutinarias de trabajo.

-Entrevistas personales a trabajadores para poder conocer al detalle las labores que realiza, y el modo en el que las efectúa. Además de entrevistas a supervisores y/o encargados del local para saber el material usado para los procesos mencionados y la cantidad usada semanalmente de estos

   III.        Objetivos

- Reducir la capacidad del  recurso “Trabajador “, para así puede aumentar el porcentaje de utilización de los otras unidades de recurso humano, generando menos tiempo de ocio y mayor efectividad en las tareas . Así mismo asignarles nuevos horarios de trabajo, para así tener 1 trabajador en los turnos de mañana (06:45 am -03:15 pm), otro para el turno de noche (03:30 pm – 09:30 pm) y 2 trabajadores para el turno de tarde (12:00 pm  – 06:00 pm).

-Incrementar el tiempo de utilización de los recursos, para la implementación de un Agente BCP

• Reducir las fallas de la maquina mediante un mantenimiento adecuado por parte de los trabajadores, así mismo incrementar la utilización de los recursos, minimizar costos de mantenimiento semanal.

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- Brindar nuevas alternativas en la atención al cliente y optimizar el servicio de fotocopias e impresiones a nivel institucional.

-Mejorar la productividad del local del negocio sin afectar la calidad del servicio al cliente ni el ambiente de trabajo para el personal Demostrando los resultados la mejora con indicadores en los reportes de simulación del sistema con las mejoras planteadas

  IV.        Descripción del sistema:

Para lograr una descripción detallada del sistema debemos tener claro 4 tipos de clientes para el cual se subdivida en 4 subprocesos debido a que cada tipo de cliente tiene un trato diferente según como se especifica más adelante.

Proceso de fotocopiado (Alumnos)

En este proceso se da la llegada del cliente el cual pedira el servicio de fotocopiado pero para esto tenemos dos tipos de clientes uno que trae lo que va a fotocopiar y otro que busca la matriz que se le entrega al encargado y luego se procede a sacar las copias luego el operario preguntará si se anilla o solo se las entrega asi como esta, para luego proceder al cobro de las copias.

Proceso de fotocopiado (Pedidas por la secretaría a través de llamada telefónica )

En este proceso la secretaria llama a la fotocopiadora y pide que el trabajador que esté disponible vaya a la oficina correspondiente para seguir las instrucciones.

Al llegar el trabajador la secretaria le indica la cantidad de copias y en muchos caso, le indica el día y la hora que lo necesita. El trabajador regresa y anota en la agenda la cantidad de copias, lugar, día y hora de entrega.

Proceso de impresión

En este proceso el cliente llega a la fotocopiadora el cual pide una hoja para impresión para se le cobra por la hoja y es un autoservicio que realiza el cliente para luego retirarse.

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