Análisis De Subsistemas

Introducción

Según Russell Ackoff, un sistema es un todo que a la vez forma parte de un todo más grande del cual es parte, de ahí que la definición simple de sistema es: una totalidad que no puede ser dividida en parte independientes.

Por lo tanto se debe tener presente que si se divide un sistema, se corre con el riesgo de perder sus propiedades esenciales ya que las partes de un sistema no pueden comprenderse si están aisladas del todo, esto porque las partes están dinámicamente interrelacionadas y además son interdependientes entre sí.

El concepto de totalidad es fundamental en el análisis general de los sistemas. Un sistema sólo puede ser modificado a través de cambios que se hagan en cada una de sus partes y para ello, antes se debe conocer el funcionamiento de cada una de esas partes y como se interrelacionan entre sí.

Todo el anterior marco conceptual sobre los sistemas nos lo ofrece la Teoría General de Sistemas mismo que se ha aprovechado para aplicarlo en el aspecto estratégico y operativo en lo que respecta al enfoque de sistemas.

Tal es el caso que el enfoque moderno de la administración considera a un organismo social como un sistema abierto y considera a todos los subsistemas primarios y sus interacciones.

Dentro de las características de un sistema abierto (ciclo de actividades, entropía, crecimiento, equifinalidad, uso de información, codificación), destaca el de subsistemas el cual refiere, entre otras cosas que los sistemas abiertos tienen un grado de complejidad superior al mínimo compatible con la vida, existiendo dentro de ellos subsistemas especializados de tipo crítico que controlan la vida de todo el sistema de los cuales el más importante es el Decisor.

Cabe agregar que la Teoría General de Sistemas es el enfoque más amplio y el Enfoque de Sistemas de Administración está contenido en un segundo eslabón dentro de aquella.

Conviene establecer que un sistema administrativo está relacionado básicamente en la toma de decisiones para planear, organizar, dirigir y controlar, el esfuerzo del personal de una organización y el enfoque de sistemas proporciona el marco de referencia integrado para la teoría administrativa y su práctica.

Ahora bien, en el presente documento, se ofrecerán soluciones y sugerencias para mejorar cada subsistema (planeación, organización, dirección y control) según la información que contiene el informe ejecutivo del diagnóstico anteriormente realizado a la empresa “Lo Mejor en Partes Eléctricas, S.A. de C.V.”

Desarrollo

CONSIDERACIONES PREVIAS

Con el fin de ofrecer soluciones y sugerencias adecuadas, antes que nada, se considera preciso tener en cuentas algunas premisas derivadas del enfoque sistemático aplicado a la administración como las siguientes:

a) Al clasificarse un sistema de acuerdo a su: propósito, límite, contorno, elementos, grupos, recursos, ingresos, entre otras cosas; debe permanecer su habilidad que es el buen funcionamiento de un sistema y su subsistema, del cual dependerá hasta donde fijemos sus limite según sea nuestro propósito de análisis.

b) Las empresas deben considerar, de acuerdo a sus necesidades, el llevar a cabo un análisis propiamente de sus áreas definiendo consigo los sistemas.

c) Debe haber correspondencia entre el grado de autoridad con la responsabilidad. No se puede hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

c) Se debe asignar un centro de autoridad-decisión para cada función. Debe asignarse un solo jefe y los subordinados no deberán reportar a más de un superior, de lo contrario se ocasionarán fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

d) Todas las funciones de la empresa deben buscar un equilibrio adecuado, ya que cualquier deficiencia puede ocasionar problemas; la empresa es un sistema que necesita que todas sus partes funcionen correctamente para funcionar con eficacia. Toda estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio, por ello toda estructura puede sugerir ajustes y modificaciones necesarios para mantener niveles competitivos.

e) Que el sistema administrativo de la empresa está integrado por cuatro subsistemas que forman una unidad pero cuyo funcionamiento sólo tiene sentido como parte de un sistema más amplio, es decir, una empresa está formada por subsistemas o áreas

Las anteriores premisas solamente son enunciativas mas no limitativas y sólo se citan a manera de ejemplo para que se observe qué es lo se tomó en cuenta en la elaboración de las soluciones y sugerencias que se plasman en las próximas líneas considerando todo lo narrado en el informe ejecutivo del diagnóstico realizado en la empresa en estudio.

SUGERENCIAS Y SOLUCIONES

En el Subsistema PLANEACIÓN

1.- Definir la Misión:

Lo mejor en partes eléctricas, S.A. de C.V., es una empresa de la rama de la construcción especializada en el sector eléctrico dedicada a implementar las instalaciones eléctricas en los diversos centros comerciales o supermercados buscando establecernos como el proveedor más eficaz en la planeación, proyección e implementación de instalaciones eléctricas con el fin de extender y amplificar nuestros servicios a nuevos clientes ya no sólo del sector privado sino también al público ofreciendo nuestros servicios en diversos campos de la construcción, trabajando en equipo, utilizando equipos y herramientas adecuadas con tecnología de punta, personal comprometido, una estructura y procesos eficientes, procedimientos documentados, una buena coordinación entre todos los departamentos, con calidad en el trabajo, buena disposición, actitud de servicio para entregar la obra al cliente en tiempo y forma.

2.- Establecer la Visión:

A corto plazo

Consolidarnos como el proveedor más confiable en instalaciones eléctricas para Wall Mart, con una organización sólida, bien estructurada, eficiente y eficaz, utilizando procesos adecuados, con las áreas trabajando en forma coordinada, comunicaciones claras, oportunas, precisas y amenas, personal capacitado, altamente motivado, practicando los valores de la organización con cultura de calidad.

Mediano plazo

Expandir nuestro campo de servicios a otros clientes del sector comercial privado (otras cadenas comerciales nacionales e internacionales), con una organización sólida, bien estructurada, eficiente y eficaz, utilizando procedimientos eficientes, con las áreas trabajando en forma

...