Archivonomia

CAPITULO 1 MANEJAR LOS DIFERENTES TIPOS DE TERMINOLOGIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

1.1 Terminología referente al manejo de archivo.

Archivonomia: ciencia en la que se aprende el arte de archivar.

Archivar: sistema para organizar y guardar los documentos en una forma ordenada y eficiente en un archivador.

Sistema: conjunto de normas establecidas para el funcionamiento adecuado de algo.

Archivador: mueble o caja que reúne las características adecuadas para la protección de los documentos.

Fichero de informática o información que se almacena fuera del ordenador en disco o en casete.

Archivero o archivista: persona que tiene a su cargo un archivo.

Archivo: sitio donde se custodian o guardan documentos.

Marbete: letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta.

Guía con ojete: indicadores que contiene una gaveta con letras del alfabeto, títulos geográficos y numéricos.

Bloques seguidores: sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta.

Guía principal: indicador de primera a séptima posición, de acuerdo con el ancho de la gaveta.

Sirve de base para la ordenación de los expedientes.

Guía secundaria: auxiliar de una guía principal. Sirve para facilitar la localización de los expedientes.

Guía especial auxiliar: se utiliza después de una guía principal para subdividir esa sección.

Guía fuera: guía con cejilla principal central o lateral que se utiliza para indicar que un expediente fue prestado.

Expediente individual: carpeta o folder que reúne de tres documentos en adelante de una misma persona, empresa o asunto.

Expediente misceláneo: carpeta o folder que contiene documentos de diferentes corresponsales (uno o dos).

1.2 Clasificación de documentos.

La clasificación de los documentos es una técnica para la identificación y agrupación sistemática de documentos semejantes, con características comunes, que pueden ser posteriormente diferenciados según su tipología fundamental.

Es uno de los trabajos más importantes en una oficina, exige el establecimiento de un plan previo y una atención minuciosa.

Se ha dicho que la identificación del nombre es el fin principal de la clasificación, por lo que resulta oportuno indicar que el nombre es, en este caso, una frase genérica que comprende todos los caracteres por los cuales se llega a distinguir una clasificación; esta puede hacerse con base en los siguientes criterios:

a) Poner el nombre del membrete (correspondencia recibida).

b) Por el nombre de la empresa o compañía a quien la carta está dirigida (copias de correspondencia enviada).

c) Por el nombre de quien firma la carta (correspondencia recibida).

d) Por el nombre del documento que ha sido clasificado.

e) Por el asunto del que trata o se refiere el documento.

f) Por la fecha en que el documento se ha recibido, fuera enviado o redactado.

g) Por el número asignado a los documentos clasificados.

A cada uno de los criterios indicados corresponde un tipo especial de ordenación.

Los más comunes son los siguientes:

• Alfabético

• Numérico

• Cronológico

• Grafico

• Por asuntos

En el grado de exactitud de una clasificación pueden influir los siguientes factores:

a) El volumen de documentos que se posee y los criterios de búsqueda que normalmente se aplican.

b) El ritmo medio de incremento de la documentación.

c) La frecuencia con la que se utiliza el archivo.

1.3 Identificación del mobiliario para el resguardo de un archivo.

Para lograr la efectividad que se espera de cualquier sistema de archivo, es indispensable conocer el equipo y familiarizarse con el material específico que se utiliza (archivadores, gavetas, guías, carpetas, expedientes), así como la herramienta más moderna producto del avance tecnológica en el mundo de hoy: la computadora, pues en esta se crean y abren directorios que nos permiten localizar rápidamente cualquier documento que se haya generado en nuestra oficina.

La eficiencia de los sistemas de archivo depende en gran parte del equipo y materiales organizados.

Para tener efectividad, el sistema debe:

1. Ahorrar tiempo. Esto significa que el equipo y los materiales deben diseñarse de tal manera que quienes manejen los documentos no hagan movimientos innecesarios.

2. Proporcionar protección adecuada a los documentos.Algunos archivadores deben tener cerraduras para proteger su contenido; otros, deben ser a prueba de incendio.

3. Conservar espacio. Los archivadores deben diseñarse de tal manera que no ocupen más espacio del absolutamente necesario.

1.3.1 ARCHIVADORES DE CORRESPONDENCIA.

Hoy, la mayor parte de los archivadores son de metal, especialmente de acero. Las gavetas deben tener deslizadores telescópicos para proporcionar sostén a estas cuando estén totalmente extendidas. Los deslizadores también se mueven sobre cojinetes o rodillos de nylon, de tal manera que se puedan abrir y cerrar fácilmente con una mano. Como se muestra en la imagen 1.1

(Imagen 1.1)

El armazón interno del archivador debe estar firmemente reforzado.

Las gavetas de los archivadores no siempre están completamente llenos, de manera que los documentos deben estar firmes dentro de ellas para que se sostengan verticalmente por medio de los bloques de seguimiento, como generalmente se le denomina, y que se utilizan para sostener y comprimir los documentos.

Para que las guías no sean sacadas accidentalmente, la mayoría de las gavetas tienen varillas guía que se introducen a través de un agujero en el fondo, con una proyección rígida y horizontal, pero que permiten que las guías se puedan mover hacia delante o hacia atrás a lo largo de la varilla.

1.3.2 CAPACIDAD DE LAS GAVETAS.

El espacio utilizado en la mayor parte de las gavetas de un archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera. Como se muestra en la imagen 1.2

La capacidad máxima es de 5,000 documentos, incluyendo las guías y las carpetas necesarias. Sin embargo, para que su funcionamiento sea más eficiente es preferible no colocar más de 4,000 documentos en cada gaveta, porque si quedan demasiado apretados es difícil asir los expedientes y extraerlos.

(Imagen 1.2)

1.3.3 TITULOS PARA LAS GAVETAS DE UN ARCHIVADOR.

Cada gaveta debe estar adecuadamente rotulada. En la parte delantera del archivador hay un porta-rotulo llamado

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