Aspectos fundamentales de la organización

Aspectos fundamentales de la organización

Organización: Utilización de los recursos de la empresa para alcanzar las metas estratégicas. En la estrategia definimos “que hacer”, en la organización definimos “como lo hacemos”.

Estructura Organizacional: se define la división de tareas, la asignación de recursos y la coordinación entre los departamentos.

En ella se especifican las relaciones jerárquicas formales, el número de niveles jerárquicos, la responsabilidad de cada tramo en la toma de decisiones, etc. Esto se expresa en el Organigrama, que es la representación visual de la estructura organizacional.

Características esenciales del diseño estructural:

Especialización del Trabajo: grado en que las funciones se subdividen en trabajos individuales (división del trabajo). El ejemplo clásico, las líneas de montaje de automóviles.

Cadena de mando: Línea ininterrumpida de autoridad que une a todos los miembros de la empresa y que especifica las relaciones jerárquicas entre ellos. Tiene dos principios básicos:

• La unidad de mando: cada empleado es responsable frente a un supervisor solamente.

• Principio escalar: línea bien definida de autoridad que abarca a todo el personal

Conceptos dentro de la cadena de mando:

Autoridad: derecho formal y legítimo de un administrador para tomar decisiones que conduzcan a los objetivos deseados. Importante: la autoridad se concede al puesto no al individuo, los subordinados aceptan la autoridad (teoría de aceptación de la autoridad: el jefe tiene autoridad si el subordinado acepta), la autoridad fluye hacia abajo por la jerarquía vertical.

Responsabilidad: obligación de realizar la tarea asignada.

Autoridad y responsabilidad son conceptos que van de la mano; el trabajo funciona bien para un gerente al que le asignan una responsabilidad acorde a su autoridad. Se complica cuando hay exceso de responsabilidad pero poca autoridad.

Rendición de cuentas: aquí se integran la autoridad y la responsabilidad. Las personas con autoridad y responsabilidad deben comunicar los resultados a sus superiores en la línea de mando.

Empowerment: es la delegación de autoridad y responsabilidad a niveles de menor jerarquía.

Delegar no resulta fácil porque la responsabilidad final cae sobre el gerente del departamento, pero es una ventaja si se hace de la manera correcta, se ahorra tiempo, las decisiones se toman en el nivel correcto y los empleados de menor nivel jerárquico se sienten motivados.

Los pasos para un correcto empowerment son:

• Delegar la tarea completa para que el subordinado asuma la responsabilidad.

• Seleccionar a la persona idónea

• Asegurarse que la autoridad corresponda a la responsabilidad; es decir permitirle al empleado tomar las decisiones que considere óptimas para lograr el resultado.

• Impartir instrucciones detalladas para que el subordinado tenga clara la tarea y el resultado esperado

• Mantener la retroalimentación

• Evaluar y premiar el desempeño

Departamentos de línea: efectúan actividades que reflejan la misión y la meta primaria de la empresa.

Autoridad de Línea: los individuos en puestos gerenciales tienen la autoridad formal de dirigir y controlar a los que están en niveles jerárquicos inferiores inmediatos.

Departamentos Staff: apoyan a los departamentos de línea con habilidades especializadas; ejemplo el departamento de Marketing apoya al departamento de Ventas.

Autoridad Staff: derecho de aconsejar, recomendar y asesorar dentro del área de competencia de los especialistas.

Tramo de la administración: Número de subordinados que controla un supervisor (tramo de control).

Dependiendo del tramo de control surge la estructura alta en una empresa (poco tramo de control y más niveles jerárquicos) y la estructura plana (tramo extenso de control, dispersión horizontal y menos niveles jerárquicos)

Centralización: la autoridad de decisión se localiza en los niveles más altos.

Descentralización: la autoridad de decisión se localiza en los niveles más bajos.

¿Centralización de Descentralización?

Optar por uno u otro método en la toma de decisiones depende de: el ambiente general y específico (si estamos en un entorno muy cambiante es probable que obtengamos beneficios en la descentralización); el grado de centralización o descentralización debe ajustarse a la estrategia corporativa; en época de crisis suele ser conveniente la centralización.

Formalización: documento que sirve para dirigir y controlar al personal. Ej: libros de reglas, procedimientos, políticas, descripciones de puestos, etc.

Departamentalización: Criterio para agrupar a los individuos en departamentos e integrar los departamentos en la organización total.

Los directivos deciden como utilizar la cadena de mando e integran al personal para que realice su trabajo. Hay cinco formas de diseño estructural que reflejan varias aplicaciones de la cadena

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