Atención Farmacéutica

A continuación se describe la situación problema:

La droguería el Buen Servicio realiza mensualmente convocatoria para realización de sus compras, pero debido a que este es un proceso muy desgastante se ha decidido programar un comité de compras para adjudicar compras para un período de 6 meses.

Previo a la realización del comité de compras ha realizado una clasificación de sus insumos aplicando para ello el método ABC, lo que le va a permitir al Regente argumentar a don Pepito la priorización de la compra de los diferentes insumos, y de esta manera presentar una mejor gestión en el manejo de los recursos.

Para el manejo de las situaciones relacionadas con la compra de los medicamentos y dispositivos médicos funciona el comité de Compras. Dicho comité se reúne cada año para adjudicar las compras a los diferentes proveedores que participan en la licitación privada. Pero para la reposición del inventario el Regente debe revisar y elaborar las órdenes de compra cada 15 días, para lo cual debe tener muy claros los parámetros de priorización de la compra, puesto que el presupuesto asignado está siendo muy restringido.

En cuanto al proceso de almacenamiento se está viendo afectado porque debido al crecimiento del establecimiento ha habido necesidad de ubicar los insumos en diferentes lugares generando problemas de ubicación y de malos despachos en el momento de la dispensación ya sea porque se entrega un medicamento por otro o porque se niegan los medicamentos. Para el procedimiento de recepción el Regente de Farmacia tiene asignado al auxiliar de farmacia pero ha encontrado que durante el último mes el auxiliar no ha elaborado el acta de recepción, por lo que se vio en la necesidad de llamarle la atención.

1. De acuerdo a lo que ustedes han revisado en esta unidad, qué se requiere para llevar a cabo el comité de compras? Qué información debe reunir y analizar el Regente de Farmacia para presentar ante el comité de compras? Cuáles consideran deben ser los parámetros de adjudicación de la compra a los diferentes proveedores? Argumente y anexe la bibliografía consultada.

a. De acuerdo a lo que ustedes han revisado en esta unidad, qué se requiere para llevar a cabo el comité de compras?

Para lograr que se realice con la mayor transparencia y que se asegure la calidad de los insumos adquiridos es necesario contar con el personal idóneo que lidere este proceso y con un flujo de información confiable que permita identificar adecuadamente las necesidades de compra. Este comité estará integrado mínimamente por tres profesionales idónea responsable involucrados directamente en el proceso como son el gerente que es quien autoriza el gasto, el administrador quien establece el presupuesto y el Regente de Farmacia o Químico Farmacéutico (según el nivel de complejidad) quien identifica las necesidades de compra.

b. Qué información debe reunir y analizar el Regente de Farmacia para presentar ante el comité de compras?

Estimación de las necesidades de compra: Debe realizar una planeación de compras, es requisito fundamental contar con una apropiada estimación de necesidades, la cual tiene como finalidad establecer los requerimientos de medicamentos necesarios para cierto periodo de tiempo en cuanto a cantidad, calidad y momento oportuno.

Lo más importante es contar con información actualizada y permanente, y tener en cuenta las tendencias y perspectivas futuras, como por ejemplo el aumento de la demanda de insumos por nuevos contratos, la supresión de un programa, o las variaciones en la oferta de productos en el mercado.

Existen varios métodos para realizar el cálculo de las necesidades de medicamentos como son:

o El método de estimación con base en los perfiles epidemiológicos: en él la cantidad a pedir está relacionada con la frecuencia o número de veces que se presenta una enfermedad con la cantidad de medicamento necesario para intervenir dicha enfermedad, teniendo en cuenta el esquema de tratamiento establecido.

o El método por consumo histórico: es el más conocido y utilizado, se debe recopilar la información de los elementos (kardex, comprobantes de entrega, formatos de consumo, etc.) que evidencien como ha sido el movimiento de los medicamentos en el establecimiento durante un tiempo determinado.

Elaboración del presupuesto de compra: para el establecimiento debe ser fundamental conocer que presupuesta comprar para un periodo de tiempo determinado de acuerdo a la estimación que haya hecho de sus necesidades, es requisito calcular el costo de dicha compra, conociendo la cantidad a comprar, los precios de compra proyectados teniendo en cuenta las políticas de inflación.

c. Cuáles consideran deben ser los parámetros de adjudicación de la compra a los diferentes proveedores? Argumente y anexe la bibliografía consultada.

La preselección consiste en evaluar la capacidad y la reputación del proveedor antes de solicitar ofertas de productos específicos. Aunque se requiere bastante tiempo para establecer una lista inicial de proveedores preseleccionados, una vez hecho esto, se selecciona al proveedor preseleccionado que ofrezca el precio más bajo para cada producto, lo que acelera la adjudicación y el otorgamiento del contrato.

En la selección se evalúa a los proveedores después de haberse recibido las ofertas. Si hay numerosas ofertas de proveedores desconocidos quizá se tarde mucho en otorgar los contratos, porque será necesario verificar la capacidad de proveedores para suministrar productos de buena calidad.

La mayoría de los sistemas de adquisiciones establecidos utilizan alguna forma de licitación restringida con preselección, solo solicitan ofertas a los proveedores preseleccionados.

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