Bases Legales de la Documentación

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD YACAMBU

LIC. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Asignatura: Bases Legales de la Documentación

INSTRUCTIVO DE ORDENAMIENTO Y PROCESAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Proyecto De Instructivo Legal

Ada M. Carrillo B.

C.I.: 11.112.900

Prof. Tamayo, Germán

Barquisimeto, Abril 2013

INTRODUCCION

El manual de procedimientos viene siendo aquel documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

La creciente complejidad de las diligencias documentales ha sido la causa de que las grandes alianzas verbales se hayan suplantado desde tiempos muy antiguos por la tenacidad escrita de los pactos o acuerdos acreditados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por una empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índoles.

INSTRUCTIVO DE ORDENAMIENTO Y PROCESAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Organización formal de documentos administrativos

Control de correspondencia recibida

Control de correspondencia enviada

Solicitud de apertura de expediente

Expediente personal

1. La clasificación de cada expediente deberá estar identificado por el número de cédula de identidad.

2. Ordenamiento de los folios respetando la distribución de cada separata.

3. El primer documento para el trámite laboral, deberá ser planilla de solicitud de empleo en compañía del currículum vitae.

4. El segundo documento deberá ser la Contratación laboral, Carta de ingreso Aprobado Satisfactoriamente del Periodo de Prueba.

Pasos a seguir para colocar la foliatura

Características físicas de la carpeta del expediente personal

Instalación e identificación por medio de la carpeta y/ o etiqueta

Especificaciones de la carpeta de expediente personal

Características de la descripción documental, ajustada a los estándares Internacionales de la Norma ISAD (G)

Norma para la descripción documental

1. Apellido y nombre

2. Número de Cédula de Identidad

3. Condición

4. Ubicación Administrativa

5. Nº de Piezas Documentales

6. Fecha de Elaboración

7. Elaborado Por

8. Nº de Folio

9. Fecha del Folio

10. Descripción Documental

Apertura de expedientes retrospectivos

Apertura de expedientes bandagro

Archivo de documento y expedientes jurídicos

Control de calidad de las operaciones archivísticas

Control de préstamo de expediente (archivo descentralizado)

Control de préstamo de expediente (archivo descentralizado de la GGL)

Control de préstamo de expediente (archivo central)

Diseño archivístico

Código de Comercio, Publicado en Gaceta Oficial extraordinaria Nº 475 de fecha12/12/1955 estipula en sus artículos 17 -18, todo lo referente de cómo se deben llevar los libros contables y los documentos mercantiles.

Los Artículo 17.En la Secretaría de los Tribunales de Comercio se llevará un registro en que los comerciantes harán asentar todos documentos.

Artículo 18. El registro se hará en un libro de papel de hilo, empastado y foliado, que no podrá ponerse en uso sin una nota fechada y firmada en el primer folio, suscrita por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil

En la LeyOrgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial Nº 5.890 Extraordinaria 31/07/2.008, se encuentra estipulado.

Artículo 151. Los órganos y entes de la Administración Pública podránincorporar tecnologías y emplear cualquier medio electrónico, informático, óptico o telemático para el cumplimiento de sus fines

Artículo 162. Los órganos o entes administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia11.

Artículo 163. Los órganos o entes podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización, otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones.

Artículo 164. Los registros que la Administración Pública establezca para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos o entes, deberán instalarse en un soporte informático.

En la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en Gaceta Oficial Nº 2.818 Extraordinaria de 1º de julio de 1.981, en sus artículos 44 se comenta que:

Artículo 44. En los Ministerios, organismos y demás dependencias públicas se llevará un registro de presentación de documentos en el cual se dejará constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, así como de las comunicaciones que puedan dirigir otrasautoridades.

Decreto con rango, valor y fuerza de ley Nº 6.265 sobre Simplificación de TrámitesAdministrativos, publicado en Gaceta Oficial Nº 5.891 Extraordinaria de fecha 31-07-2008. Presenta:

Artículo 15. Las personas interesadas podrán presentar la informaciónsolicitada por la Administración Pública en formularios oficiales.

Ejemplares

Artículo 16. Todos los actos emanados de la Administración Pública por escrito deberán expedirse en original y un máximo de tres copias, una de lascuales deberá ser enviada para su conservación y consulta al archivo central del órgano o ente.

Reexpedición de documentos personales

Artículo 20. En caso de pérdida, deterioro o destrucción de documentospersonales, será suficiente la declaración de la persona interesada para su reexpedición y no podrá exigirse prueba adicional para la misma.

Artículo 50. Las Oficinas de Ventanillas Únicas, de acuerdo con los principiosde coordinación, cooperación y unidad orgánica, harán uso de los sistemas deinformación centralizada, automatizada y de transmisión electrónica de datos

Reglamento

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