Cómo es que se puede implantar procesos y procedimientos en la empresa

Cómo implantar procesos y procedimientos en la empresa

Los procedimientos en la empresa buscan crear un entorno en el que la incertidumbre se minimice, los sistemas de trabajo se estandaricen y cada integrante de la organización tenga claro como desempeñar su trabajo.

La necesidad de la definición de manuales de procedimientos e instrucciones de trabajo se hace patente en las empresas a medida que estas crecen, pero abordar su definición desde dentro de la empresa puede tornarse en una misión imposible por varios motivos:

• El trabajo del día a día no deja tiempo para definir y plasmar por escrito los procedimientos.
• La resistencia interna de los trabajadores que pueden ver en ellos una amenaza.
• La necesidad de colaboración entre diferentes departamentos cuando un procedimiento afecta a varios de ellos en la empresa, pudiendo entrar en conflicto debido a la disparidad de puntos de vista.

Riesgos en la implantación de procedimientos en la empresa:

1. La definición de cómo, cuándo, dónde, por qué y quién realiza una tarea, encorseta a los trabajadores al limitar su ámbito de actuación en el desempeño de su trabajo, algo que en la mayoría de las situaciones puede ser de gran ayuda para la empresa y al trabajador, pero a su vez limita la creatividad y la iniciativa.
2. Los trabajadores pueden utilizar los procedimientos en detrimento del sentido común, que puede indicar que el procedimiento no se debe seguir en determinados casos.
3. La resistencia natural al cambio puede suponer que se boicotee la implantación de los procedimientos.
4.  Si los procedimientos se definen mal, o se aplican incorrectamente, el resultado puede ser perjudicial para la empresa y afectar negativamente a terceros.

Pautas para la definición de los procedimientos:

1. La redacción de los procedimientos requiere de diseño, planificación, creatividad, organización e imaginación.
2. Se debe buscar un equilibrio entre procedimientos, creatividad, iniciativa y capacidad de adaptación y respuesta.
3. Deben de estar adecuados al público al que se dirigen, no pueden estar redactados de la misma manera los procedimientos para el personal operativo que para los directivos.
4. Los procedimientos deben de estar alineados con otros relativos a calidad, riesgos laborales, seguridad, etc.
5. La definición de los flujos de las tareas a realizar es de gran utilidad para entender la parte de la tarea que se realiza y sus repercusiones en el trabajo de otras personas y en la organización.
6. Se debe indicar claramente quién hace el trabajo, cuándo, cómo, dónde y por qué.
7. Antes de hacer públicos los procedimientos deben de ser testados.
8. Se debe de crear un sistema de control de documentos, de manera que cuando un procedimiento se revise, se debe indicar las fechas de revisión.
9. Los procedimientos deben de ser sometidos a revisiones periódicas para asegurar que siguen respondiendo con eficiencia a las necesidades de la organización.

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